AI-automatisering groothandel: orders, backorders en levertijden op de automatische stand

In de groothandel begint elke dag met een volle mailbox. Orders via EDI, bestellingen per mail, een PDF met een inkooplijst, een klant die belt over een backorder, een prijsafspraak die net weer anders ligt. AI-automatisering groothandel draait om precies dat terugkerende werk: het opvangen, ordenen en verwerken van de stroom bestellingen en vragen die elke dag opnieuw langskomt. Tot 70% van dat dagelijkse repeterende werk in een distributiebedrijf is te automatiseren, zonder dat je je manier van werken op de kop zet.

Dit artikel laat zien waar dat concreet zit. Niet in een nieuw systeem dat alles vervangt, maar in software die meewerkt in de systemen die je al draait.

Wat AI-automatisering groothandel in de praktijk betekent

Montari bouwt geen nieuw ERP en vraagt je niet om over te stappen. We bouwen in de systemen die je al hebt: Exact, AFAS, SAP, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, je eigen ERP of het branchepakket waar je bedrijf op draait. De automatisering zit erbovenop en eromheen, en gebruikt dezelfde data en dezelfde regels als je mensen nu.

Het verschil zit in doorlooptijd en aanwezigheid. Een medewerker werkt ongeveer 1.700 uur per jaar. Een jaar heeft er 8.760. Een systeem dat orders verwerkt en signaleert stopt niet om vijf uur en niet in het weekend. Bestellingen die 's avonds binnenkomen, staan de volgende ochtend klaar in je ERP. Dat scheelt geen halve dag, dat scheelt een hele nacht.

EDI- en mailorders die zichzelf in je ERP zetten

De grootste tijdvreter in veel groothandels is het overtypen van orders. EDI-berichten lopen vaak nog netjes door, maar de rest komt als losse mail, als PDF-bestelbon of als Excel-lijstje binnen. Iemand leest het, zoekt de juiste artikelnummers erbij en klopt de regels in het ERP.

De Inbox Agent leest die inkomende mails en bijlagen, haalt de klant, de artikelen, de aantallen en de gewenste leverdatum eruit, en geeft dat door aan de Order Agent. Die legt de order aan in Exact, AFAS of SAP, matcht op je eigen artikelnummers en klantnummers, en controleert of de regels kloppen met de afgesproken condities. Een EDI-order en een mailorder komen zo op dezelfde nette manier in je systeem terecht.

Reken het eens voor met je eigen cijfers. Stel, je verwerkt 60 orders per dag en een order overtypen kost gemiddeld zes minuten. Dat is zes uur handwerk per dag, elke dag opnieuw. Dit is een rekenvoorbeeld met je eigen aantallen, geen belofte. Het punt is dat dit werk voorspelbaar en repeterend is, en dus geschikt om weg te automatiseren.

Twijfelt het systeem, bijvoorbeeld bij een onbekend artikel, een rare hoeveelheid of een klant die niet matcht, dan gaat de order niet zomaar door. Een mens beslist, met het voorwerk al klaar. Dat is het uitgangspunt bij elk proces: human-in-the-loop op de plekken waar het ertoe doet.

Backorders, prijslijsten en condities onder controle

Een order aannemen is het begin. De vervolgvragen kosten net zo goed tijd. Wat staat er op backorder, welke prijs geldt voor deze klant, klopt de staffel, is de conditie nog actueel.

• Backorderbewaking: de Monitoring Agent houdt openstaande regels in de gaten, koppelt binnenkomende voorraad aan wachtende orders en signaleert wanneer een levering dreigt uit te lopen. Je hoort het voordat de klant belt, niet erna.
• Prijslijst- en conditiebeheer: nieuwe inkoopprijzen, staffels en klantspecifieke afspraken worden verwerkt en gecontroleerd op afwijkingen. Een regel die buiten de marge valt, wordt gemarkeerd in plaats van stilletjes doorgeboekt.
• Signalen in plaats van lijstjes: je krijgt niet elke ochtend een rapport dat niemand leest, maar een melding op het moment dat er iets van je nodig is.

Zo verschuift het werk van je binnendienst van invoeren en narekenen naar beoordelen en beslissen. De uitzonderingen komen bij een mens, de routine loopt door.

Levertijdvragen die vooraf beantwoord zijn

Veel klantcontact in de groothandel gaat over een enkele vraag: wanneer is het er. Die vraag komt binnen via mail, via de webshop en via de telefoon, en het antwoord staat verspreid over je ERP, je voorraadsysteem en je EDI-stroom.

Door webshop, EDI, ERP en voorraad aan elkaar te koppelen, kan de Inbox Agent zo'n vraag beantwoorden met de actuele stand. Voorraad in het magazijn, verwachte binnenkomst van de leverancier, de al ingeplande orders ervoor. De klant hoort een realistische datum in plaats van een gok, en je binnendienst hoeft er niet drie schermen voor open te klikken.

Dezelfde koppeling voorkomt dubbel werk aan de andere kant. Een webshoporder, een EDI-order en een mailorder belanden in hetzelfde proces en tegen dezelfde voorraad. Geen aparte eilandjes die elkaar 's avonds niet meer bijhouden.

Van blauwdruk naar draaiende systemen

We beginnen nooit met bouwen. We beginnen met een business case. In de eerste week, dag 1 tot 5, brengen we je processen, je systemen en je cijfers in kaart en maken we de blauwdruk: welke processen lonen om te automatiseren, wat het oplevert en wat het raakt. Pas als dat helder is, gaan we bouwen, ongeveer dag 6 tot 20. Daarna gaat het gecontroleerd live, proces voor proces, niet in een keer alles tegelijk.

Het verdienmodel is bewust simpel. Je betaalt een eenmalige setup om de systemen te bouwen; de omvang daarvan hangt af van het project. Daarnaast betaal je een vaste maandelijkse fee voor het draaien, bewaken en doorontwikkelen. Die fee is niet gekoppeld aan een besparing of aan een resultaat. Je betaalt maandelijks voor systemen die draaien, en na de livegang blijft het een doorlopend partnerschap met monitoring. Meer over de werkwijze lees je op montari.nl.

En je data blijft van jou. Alles blijft binnen de EU en bij jou als klant, een verwerkersovereenkomst is standaard, er wordt niet getraind op jouw data en alles wat we bouwen is jouw eigendom. Je bouwt dus aan je eigen systeem, niet aan dat van een leverancier.

Veelgestelde vragen

Vervangt AI-automatisering ons ERP zoals Exact of SAP?

Nee. We vervangen niets. De automatisering en de agents werken in de systemen die je al gebruikt, of dat nu Exact, AFAS, SAP, een eigen ERP of een branchepakket is. Ze lezen en schrijven in dezelfde omgeving als je mensen, zodat je geen migratie en geen tweede administratie krijgt.

Wat gebeurt er als het systeem twijfelt over een order?

Dan gaat die order niet automatisch door. Bij een onbekend artikel, een afwijkende hoeveelheid of een klant die niet matcht, legt het systeem het werk klaar en beslist een mens. Zo houd je de snelheid op de routine en de controle op de uitzonderingen.

Van wie is de data en wie is eigenaar van wat er gebouwd wordt?

Je data blijft binnen de EU en bij jou, met een verwerkersovereenkomst als standaard en zonder training op jouw gegevens. Alles wat we bouwen is jouw eigendom. Meer antwoorden vind je in de veelgestelde vragen.