AI-automatisering in de zakelijke dienstverlening: minder overtypen, meer advies

Op een gemiddelde werkdag in de zakelijke dienstverlening gaat een groot deel van de tijd niet naar advies, maar naar het rondpompen van gegevens. Een nieuwe klant meldt zich, de stukken komen per mail binnen, iemand typt de gegevens over in het dossier, boekt de uren in een ander systeem en stuurt later een rappel omdat een jaarrekening nog niet compleet is. AI-automatisering zakelijke dienstverlening gaat precies over dat tussenwerk: de stappen die niemand leuk vindt, die toch elke dag terugkomen en die je factureerbare uren opeten.

Voor een accountantskantoor, adviesbureau, advocatenkantoor of ingenieursbureau is dat tussenwerk geen bijzaak. Het bepaalt hoe snel een dossier loopt, of een factuur op tijd de deur uit gaat en of een deadline gehaald wordt. Montari automatiseert tot 70% van dat dagelijkse terugkerende werk, niet door je systemen te vervangen, maar door erin te bouwen.

Wat AI-automatisering zakelijke dienstverlening in de praktijk oplevert

Het verschil zit in twee dingen. Ten eerste loopt een geautomatiseerd proces door wanneer jij dat niet doet. Een medewerker werkt ongeveer 1.700 uur per jaar. Een jaar heeft er 8.760. In de nacht, in het weekend en op feestdagen staat het werk normaal stil, terwijl de mail wel binnenkomt en de deadlines wel doortikken. De systemen die Montari bouwt, verwerken die stroom door, zodat je op maandagochtend niet begint met een achterstand.

Ten tweede blijft er een mens aan het stuur waar het telt. Twijfelt een systeem, bijvoorbeeld over een bedrag dat niet klopt of een document dat ontbreekt, dan legt het de zaak voor met het voorwerk al klaar. Je beslist, je corrigeert niet. Dat noemen we human-in-the-loop.

Intake en dossiervorming zonder overtypen

De intake is het moment waarop de meeste fouten insluipen. Gegevens uit een aanmeldformulier, een mail of een uittreksel worden met de hand overgezet naar je praktijksysteem of DMS. De Inbox Agent leest binnenkomende berichten en bijlagen, herkent wat erin staat en zet de gegevens klaar in de juiste velden van je dossier.

Werk je met Simplicate, Gripp, AFAS of een eigen dossieromgeving, dan sluit dat daarop aan. Een nieuw dossier wordt aangemaakt, de contactpersoon in je CRM gekoppeld, de stukken in de juiste map in SharePoint of je DMS gezet. Ontbreekt er iets, dan signaleert het systeem dat direct in plaats van drie weken later. Geen dubbele invoer, geen dossier dat half gevuld blijft staan.

Van urenregistratie naar factuur, en rappellen die niet blijven liggen

Uren schrijven en factureren is in veel kantoren een keten van losse handelingen. De uren staan in TimeChimp, Gripp of Exact, iemand controleert ze, maakt een concept, koppelt de juiste tarieven en stuurt de factuur. De Finance Agent neemt dat repeterende deel over. Het verzamelt de geschreven uren per dossier, zet ze tegen de afgesproken tarieven, maakt de conceptfactuur klaar in je boekhoudpakket en legt hem voor ter controle.

Rappellen is het tweede stuk dat vaak blijft liggen. Een openstaande post, een ontbrekend stuk voor de aangifte, een klant die niet reageert. De Finance Agent en de Reporting Agent houden dat bij en sturen op vaste momenten een nette herinnering, of geven je een lijst met wat aandacht nodig heeft. Niet omdat iemand er toevallig aan dacht, maar omdat het systeem het bijhoudt.

Documentstromen, mailafhandeling en de koppeling tussen je systemen

Mail is in de zakelijke dienstverlening de plek waar werk binnenkomt en soms blijft hangen. De Inbox Agent sorteert binnenkomende berichten, koppelt ze aan het juiste dossier, stelt standaardantwoorden voor en zet acties klaar. Een handtekeningverzoek, een offerteaanvraag of een vraag over de status van een zaak wordt herkend en op de juiste plek gezet.

De grootste winst zit vaak in de koppeling tussen systemen die nu los van elkaar staan:

• je CRM, bijvoorbeeld HubSpot of Salesforce, waar de klant en de opdracht beginnen;
• je dossier of DMS, zoals iManage, NetDocuments of je eigen branchepakket, waar het werk gebeurt;
• je boekhouding, zoals Exact, Twinfield of AFAS, waar de factuur en de cijfers landen.

Montari legt die verbindingen zonder dat je overstapt op nieuwe software. Een nieuwe klant in het CRM wordt een dossier, een afgerond dossier wordt een factuur, en de status is overal gelijk. De Reporting Agent trekt daar overzichten uit, van onderhanden werk tot wat er openstaat, zonder dat iemand een middag in spreadsheets zit.

Hoe Montari dit bouwt en van wie het blijft

Montari begint niet met bouwen, maar met een business case. In de eerste dagen brengen we samen in kaart welke processen het meeste tijd kosten en wat automatisering daar concreet oplevert. Dat is de blauwdruk. Pas als die staat wordt er gebouwd, en gaat elk proces gecontroleerd live, een voor een, zodat je nooit in een keer afhankelijk bent van iets wat je niet hebt zien werken. Daarna blijft Montari betrokken: de systemen worden bewaakt door een Monitoring Agent en doorontwikkeld naarmate je werk verandert.

Het verdienmodel is bewust simpel. Er is een eenmalige investering om de systemen te bouwen, waarvan de omvang afhangt van het project, en daarna een vaste maandelijkse fee voor het draaien, bewaken en doorontwikkelen. Die fee is niet gekoppeld aan wat je bespaart. Je betaalt voor systemen die draaien, niet voor een belofte. En wat gebouwd wordt is van jou: je data blijft in de EU en bij jou, er wordt niet getraind op jouw gegevens, een verwerkersovereenkomst is standaard en alles wat we opleveren is jouw eigendom. Meer over de aanpak lees je op montari.nl.

Veelgestelde vragen

Moeten we onze software vervangen om dit te laten werken?

Nee. Montari bouwt in de systemen die je al gebruikt, of dat nu Exact, AFAS, Simplicate, een DMS of een eigen branchepakket is. De automatisering legt verbindingen en neemt handelingen over, maar je blijft in je vertrouwde omgeving werken. Er is geen migratie naar nieuwe software nodig.

Wat gebeurt er als het systeem twijfelt over een dossier of factuur?

Dan beslist een mens. Bij twijfel, bijvoorbeeld een bedrag dat niet klopt of een ontbrekend stuk, legt het systeem de zaak voor met het voorwerk al gedaan. Jij of je medewerker controleert en beslist. Zo houd je grip op de gevallen die er echt toe doen, terwijl het routinewerk doorloopt.

Van wie is de data en wat gebeurt ermee?

Je data blijft in de EU en bij jou. Er wordt niet getraind op jouw gegevens, een verwerkersovereenkomst is standaard en alles wat gebouwd wordt is jouw eigendom. Meer daarover en over de werkwijze staat bij de veelgestelde vragen op montari.nl.