Privacyverklaring

Montari bouwt custom AI-automatisering voor bedrijven. Bij het gebruik van deze website en onze diensten verwerken we soms persoonsgegevens. We doen dat zorgvuldig en volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

Deze verklaring gaat over de website en onze diensten. Voor de Montari werkbon-app geldt een aparte privacyverklaring van de app.

Wie is verantwoordelijk

Verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens is Montari. Je bereikt ons via info@montari.nlof telefonisch via 06 27 03 24 60. Montari is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42148366 en gevestigd aan de Oude Apeldoornseweg 45-067, 7333 NR Apeldoorn.

Welke gegevens we verwerken en waarom

Neem je zelf contact met ons op of gebruik je de website, dan verwerken we alleen gegevens die je zelf aan ons geeft, die technisch nodig zijn, die we zonder cookies tellen (de teller hieronder) of waarvoor je toestemming geeft (de statistieken en de Meta-pixel hieronder). Benaderen wij jou, dan lees je onder Acquisitie welke gegevens we daarvoor gebruiken.

• Contact en aanvragen. Als je ons mailt, het contact- of scan-formulier invult of een gesprek inplant, verwerken we je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht. Doel: je vraag beantwoorden en een eventueel voorstel maken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om op je aanvraag te reageren.
• Gesprekken die je inplant. Plan je een gesprek in via Calendly of via onze boekingspagina in Google Agenda, dan verwerken we je naam, e-mailadres en je antwoorden bij het inplannen. Het gesprek voeren we via Google Meet. We nemen het gesprek niet op. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om op je aanvraag te reageren.
• De chat met de Front Desk Agent. Wat je in de chat typt, verwerken we om je vraag te beantwoorden. Deze berichten worden verwerkt via onze AI-leverancier. Er wordt niet op jouw gegevens getraind. Zodat we je vraag kunnen opvolgen, krijgt het Montari-team een melding met de inhoud van het gesprek en bewaren we het gesprek in ons eigen systeem. Uiterlijk na 180 dagen wordt het automatisch verwijderd. Maak je in de chat met je e-mailadres een aanvraag, dan bewaren we die aanvraag net als andere aanvragen. Typ geen gevoelige of vertrouwelijke informatie in de chat.
• De gratis cybercheck. Vul je op de cybercheck een domein in, dan vragen we de openbare DNS-gegevens van dat domein op bij openbare DNS-servers (Cloudflare en Google) en doen we hoogstens zes verzoeken naar de website, zoals een browser dat doet. Het domein en de uitkomst komen niet in een database of logboek. Zodat dezelfde site niet steeds opnieuw wordt bevraagd, onthoudt de server de uitkomst een half uur in zijn werkgeheugen en wist hem daarna. Om misbruik te voorkomen telt de server een uur lang hoe vaak de check vanaf hetzelfde IP-adres wordt gebruikt. Het IP-adres zelf houdt hij daarvoor alleen bij als onherkenbare code (een hash met een willekeurige sleutel). Verstuur je daarna het formulier op die pagina, dan gaat de uitkomst mee met je aanvraag en bewaren we die net als andere aanvragen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om deze check aan te bieden en misbruik te voorkomen.
• Teller zonder cookies.Een eigen teller houdt bij hoe de website wordt gebruikt en welke advertenties werken: welke pagina wordt bekeken, waar de bezoeker vandaan kwam (bijvoorbeeld een zoekmachine, sociale media of een advertentie van ons in Google), of het een telefoon of computer is en op welke links wordt geklikt. Dat leest de teller uit het adres van de pagina, de vorige pagina en de breedte van het browservenster. Daarnaast kijkt hij of je eerder een cookiekeuze maakte, of Global Privacy Control aan staat en of je browser automatisch wordt bestuurd (dan telt hij niet). Hij gebruikt geen cookie en slaat niets op je apparaat op. Zolang je in de cookiemelding geen keuze maakt, houdt hij de tellingen van je bezoek vast. Klik je op Weigeren, dan gooit hij weg wat hij nog vasthield en telt hij verder niets; met Global Privacy Control telt hij ook niet. Klik je op Accepteren, of verlaat je de pagina zonder te kiezen nadat de melding zichtbaar in beeld is geweest, dan verstuurt hij ze; wisselen van tabblad of app doet dat niet. Heb je eerder al geaccepteerd, dan telt hij meteen. Klikken in de chat, in formulieren en in de uitslag van de cybercheck, wat je daar typt en of je iets verstuurt, telt hij niet. De telling gaat via onze website bij Vercel naar onze eigen server bij Hetzner. Zoals bij elk bezoek aan onze website ziet Vercel daarbij je IP-adres en browsergegevens; die gaan niet mee naar onze server. Daar tellen we alleen totalen per dag op, zonder IP-adres, browsergegevens of een code waarmee we jou of je apparaat kunnen herkennen. De dagtotalen worden uiterlijk na zes maanden automatisch verwijderd; zo lang hebben we ze nodig om onze advertentieperiodes met elkaar te vergelijken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te weten welke pagina's en advertenties werken.
• Statistieken.Met jouw toestemming houden we daarnaast anonieme, cookieloze bezoekstatistieken bij (bezoekersaantallen, bronnen en welke pagina's worden gelezen) en meten we hoe snel pagina's laden en reageren (Vercel Speed Insights). Deze bevatten geen persoonlijke profielen en volgen je niet over andere sites heen.
• Technische gegevens. Onze server houdt tijdelijk technische gegevens bij, zoals een IP-adres, om de site te beveiligen en misbruik te voorkomen.

Acquisitie: als wij jou benaderen

Soms benaderen wij bedrijven zelf, per e-mail, telefoon of een bericht op LinkedIn, met een aanbod dat past bij hun werk. Dan hebben wij je gegevens niet van jou gekregen, maar van de openbare website van je bedrijf, van Google Maps, van vacaturesites, van de open dataset van de Kamer van Koophandel, van LinkedIn of van andere openbare bronnen over je bedrijf: bedrijfsdatabanken (zoals craft.co, PitchBook en Prospeo), nieuwsberichten en publicaties, de website van een moederbedrijf, groep of keten, ledenlijsten van branche- en ketenorganisaties en freelanceplatforms. Bedrijven die we opzoeken maar niet benaderen, en mensen van wie we de naam of contactgegevens alleen in een vacature of op een website tegenkomen, informeren we niet apart, omdat dat onevenredig veel moeite zou kosten (AVG artikel 14 lid 5 onder b). Daarom staat deze uitleg openbaar op onze site.

• Wat we verwerken. Van je bedrijf: de naam, het e-mailadres op je website (meestal een algemeen adres, soms een persoonlijk werkadres), het telefoonnummer (soms ook de andere nummers die op je website staan, zoals die van medewerkers), de website, het adres met postcode en plaats, en op Google Maps de categorie, de link, de beoordeling en het aantal reviews. Staat op je website een KvK-nummer, dan zoeken we daarmee in de open dataset van de KvK op wat daar openbaar staat: de rechtsvorm, de activiteit, of het bedrijf actief is of in een insolventie zit, en de regio. Bellen doen we alleen als je bedrijf een B.V. of N.V. is. Voor een persoonlijke openingszin in een e-mail, een LinkedIn-bericht of een telefoongesprek lezen we soms de teksten van je website, je Google-reviews of een openstaande vacature. Van een vacature bewaren we de tekst en de gegevens zoals die openbaar stonden, of alleen de zinnen die we gebruiken. Staan daarin de naam of contactgegevens van iemand, zoals een recruiter, dan gebruiken we die niet om die persoon te benaderen. Van de bedrijfspagina op LinkedIn gebruiken we ook de branche, de grootte, het hoofdkantoor en het aantal leden van je bedrijf. Sturen we je een bericht op LinkedIn, dan gebruiken we je naam, functie, bedrijf en profiel zoals die op LinkedIn voor leden zichtbaar zijn. Antwoord je op een bericht, dan verwerken we je antwoord met je naam en e-mailadres. Bellen we je bedrijf, dan zoeken we vooraf op de website van je bedrijf de naam en rol van de praktijkhouder of praktijkmanager op, als die daar staat, zodat we naar de juiste persoon kunnen vragen. Tijdens het gesprek noteren we wat je antwoordt. Vraag je aan de telefoon om meer informatie, dan noteren we je naam, het e-mailadres dat je ons geeft en het moment waarop je daarom vroeg. Je bent niet verplicht ons een naam of e-mailadres te geven; zonder e-mailadres kunnen we je de informatie alleen niet sturen.
• Waarom.Om je een keer, met hooguit twee korte vervolgberichten, te vragen of ons aanbod iets voor je bedrijf is. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang om ons bedrijf onder de aandacht te brengen bij bedrijven waarvoor het is bedoeld. Vraag je aan de telefoon om een e-mail, dan sturen we die omdat jij daarom vroeg (toestemming). Die toestemming kun je altijd intrekken door "stop" te antwoorden of te mailen naar info@montari.nl. In onze e-mails staat wie we zijn en hoe je laat weten dat je niets meer wilt ontvangen. Krijg je een bericht op LinkedIn, dan antwoord je daar gewoon op; dan sturen we je niets meer.
• Hoe lang.Gegevens van bedrijven die we opzoeken maar niet benaderen, verwijderen we binnen zes maanden nadat we ze hebben opgezocht. Benaderen we je zonder dat je om berichten vroeg, dan verwijderen we je gegevens, je antwoorden en wat we bij een telefoongesprek noteerden binnen zes maanden na het laatste contact, ook als je nee of later zei. Vacatureteksten verwijderen we binnen zes maanden nadat we ze hebben gelezen. Voor kopieën van deze gegevens in de gespreksgeschiedenis van Claude geldt de termijn hieronder bij Wie helpt ons daarbij. Vroeg je om een e-mail, dan bewaren we je naam, je e-mailadres en het moment waarop je daarom vroeg zolang we je berichten sturen en daarna nog twee jaar, zodat we kunnen laten zien dat je erom vroeg. Zeg je "stop" of dat we niet meer moeten bellen, dan noteren we dat bij je bedrijf (naam, e-mailadres of telefoonnummer en de datum) en benaderen we je niet opnieuw. Die notitie bewaren we zolang we bedrijven benaderen.
• Wie helpt ons daarbij.Voor het versturen van e-mails gebruiken we Smartlead (521 Products Pty Ltd, Australië; gegevens worden opgeslagen in Australië en bij subverwerkers buiten de Europese Unie; voor Australië bestaat geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, daarom gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, ook voor die subverwerkers), voor het controleren of een adres bestaat MillionVerifier (GBD SaaS Kft, Hongarije), voor de mailboxen zelf Google Workspace en voor berichten op LinkedIn LinkedIn zelf (LinkedIn Ireland Unlimited Company). Komt er een antwoord op een e-mail binnen, dan krijgt het Montari-team een melding via ntfy (ntfy LLC, Verenigde Staten) en, als die koppeling actief is, een e-mail via Resend, met je naam, e-mailadres, bedrijf, het onderwerp, de naam van de campagne en de tekst van je antwoord; die melding loopt via onze website bij Vercel. Voor het opstellen van bellijsten en teksten, het bijhouden van wat we bij een telefoongesprek noteerden, het lezen van antwoorden in onze mailbox en het versturen van e-mails en berichten op LinkedIn gebruiken we Claude van Anthropic. Daarbij gaan je bedrijfsgegevens, de volledige teksten van vacatures die we lezen (met de namen en contactgegevens die daarin staan), wat we bij een telefoongesprek noteerden, onze berichten en je antwoorden mee en, bij LinkedIn, je naam, functie, bedrijf en profiel zoals die voor leden zichtbaar zijn, ook van mensen die we in de zoekresultaten bekijken maar geen bericht sturen. Anthropic Ireland, Limited verwerkt die gegevens volgens haar eigen privacybeleid. Het gebruik voor het trainen van AI-modellen hebben we uitgezet, behalve in de uitzonderingen die Anthropic daarin noemt (zoals inhoud die voor veiligheid wordt nagekeken). Daarbij gaan gegevens naar de Verenigde Staten, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie die het privacybeleid van Anthropic noemt. Wat Claude daarbij leest, staat ook in de gespreksgeschiedenis van die software op onze computer. Een gesprek dat 180 dagen niet is gebruikt, verwijdert die software automatisch zodra hij daarna weer wordt gestart. De titel en een korte samenvatting van elk gesprek vallen daar niet onder; die verwijderen we zelf, samen met het gesprek, binnen zes maanden na het laatste gebruik. De notities die Claude voor later bewaart, lopen we elke maand na: namen en contactgegevens van mensen die we benaderen, halen we eruit.
• Je rechten.Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze benadering; dan stoppen we, uiterlijk de volgende werkdag. Antwoord met "stop" (of "nee") op ons bericht of mail naar info@montari.nl. Inzage, correctie of verwijdering vraag je via hetzelfde adres.

Cookies

Zonder jouw toestemming plaatsen we geen tracking- of advertentiecookies. Kies je in de melding onderin voor Accepteren, dan laden we cookieloze bezoekstatistieken, een cookieloze meting van de laadsnelheid, de Meta-pixel, die met een cookie meet of onze advertenties op Facebook en Instagram tot een bezoek of aanvraag leiden, en de Google Ads-tag, die met een cookie meet of onze advertenties in Google tot een aanvraag leiden. Kies je Weigeren, dan laden we niets van dit alles en gooit de teller zonder cookies die hierboven staat weg wat hij nog vasthield; vanaf dan telt hij niets meer. Maak je geen keuze, dan verstuurt die teller pas iets als je de pagina verlaat (ook bij herladen) nadat deze melding zichtbaar in beeld is geweest. Je keuze onthouden we in de lokale opslag van je eigen browser; dat is geen cookie die naar ons wordt teruggestuurd. Je kunt je keuze altijd wijzigen via ‘Cookievoorkeuren’ in de footer van onze pagina's, of door de opslag van je browser te legen.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met de partijen hieronder, en alleen voor zover dat nodig is:

• Vercel. Hosting van de website, de cookieloze statistieken en de snelheidsmeting.
• Meta. Alleen met jouw toestemming: de Meta-pixel meet of onze advertenties op Facebook en Instagram tot een bezoek of aanvraag leiden.
• Google (Google Ads). Alleen met jouw toestemming: de Google Ads-tag meet of onze advertenties in Google tot een aanvraag leiden. Advertenties op maat van jou (personalisatie) zetten we daarbij uit.
• Onze AI-leverancier. Verwerkt de berichten uit de chat om antwoorden te genereren.
• Resend. Verstuurt, als die koppeling actief is, de e-mail met je aanvraag vanaf de website naar onze mailbox. Daarbij gaan je naam, e-mailadres en de tekst van je aanvraag mee.
• ntfy (ntfy LLC, Verenigde Staten). Bezorgt de melding van een chatgesprek, aanvraag of antwoord op onze acquisitie op de telefoon van het Montari-team. Daarbij gaan de tekst van het gesprek en, als je die noemt, je e-mailadres of telefoonnummer mee. Meldingen worden daar maximaal twaalf uur bewaard.
• Calendly en Google. Calendly (Verenigde Staten) voor het inplannen van gesprekken. Google voor de boekingspagina in Google Agenda en Google Meet voor het gesprek zelf.
• Voor onze eigen acquisitie. Smartlead, MillionVerifier, Google Workspace, LinkedIn en Anthropic, en ntfy, Resend en Vercel voor de melding van een antwoord, zoals beschreven onder Acquisitie. Met het KvK-nummer van je website vragen we bij de KvK de openbare inschrijving op.
• Hetzner. Hetzner Online GmbH (Duitsland) host de server waarop een deel van onze eigen systemen draait.
• Domeinregistratie voor websiteklanten. Bouwen we je website, dan registreren we de domeinnaam op naam van je bedrijf bij een registrar, of zetten we je bestaande domeinnaam over. Daarbij gaan je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens naar die registrar en naar het register van de extensie, voor .nl-domeinen SIDN in Arnhem.

Met de partijen die gegevens in onze opdracht verwerken, zijn of worden verwerkersovereenkomsten gesloten. LinkedIn, en Anthropic bij onze acquisitie, verwerken gegevens volgens hun eigen privacybeleid. Sommige partijen verwerken gegevens buiten de Europese Unie. Bij Smartlead en Anthropic gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; Google verwerkt de gegevens van de Google Ads-tag ook in de Verenigde Staten, volgens het privacybeleid van Google; een kopie van die waarborgen vraag je op via info@montari.nl.

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig. Contactgegevens en aanvragen bewaren we zolang dat relevant is voor je vraag of onze samenwerking. Je kunt ons altijd vragen ze eerder te verwijderen. Technische logs bewaren we kort, alleen voor beveiliging en foutopsporing. Voor gegevens die we voor acquisitie gebruiken, gelden de termijnen onder Acquisitie.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen een verwerking, of vragen om beperking of overdracht van je gegevens. Stuur een mail naar info@montari.nl en we regelen het. Ben je het ergens niet mee eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofde toegang.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienst of de wet daarom vraagt. De datum bovenaan laat zien wanneer we voor het laatst iets hebben gewijzigd.

Contact

Vragen over je privacy of deze verklaring? Mail info@montari.nl.