Administratie automatiseren in het mkb, beginnen bij het werk dat zich herhaalt

Administratie automatiseren klinkt als een project van maanden. In de praktijk is het dat zelden, want het meeste administratieve werk in een mkb-bedrijf bestaat uit een handvol handelingen die zich elke dag herhalen. Een bon overtypen. Een factuur langs de juiste persoon leiden. Een order uit een mail in het systeem zetten. Elk daarvan is op zichzelf klein, en juist daarom valt niemand erover. Bij elkaar opgeteld is het vaak een halve of hele fte.

De vraag is dus niet of je administratie te automatiseren valt, maar welk stuk je als eerste pakt en hoe je vooraf weet of het zich terugverdient.

Welk werk zich laat automatiseren, en welk niet

Een handeling leent zich voor automatisering als hij vier eigenschappen heeft. Hij herhaalt zich vaak genoeg om te tellen. De regels zijn opschrijfbaar, ook als niemand ze ooit heeft opgeschreven. De informatie komt digitaal binnen, al is dat een PDF in een mailbox. En er is een systeem waar het resultaat naartoe moet.

Ontbreekt er één, dan wordt het lastig. Beoordelen of een leverancier te duur wordt, of beslissen hoe je een klacht afhandelt, valt niet in regels te vangen en hoort bij een mens te blijven. Dat is geen tekortkoming van de techniek maar een grens die je bewust trekt, want automatisering die oordelen overneemt levert precies de fouten op die niemand terugvindt.

Wat er dan overblijft is meer dan mensen denken: inkomende facturen, orderinvoer, werkbonnen, fiatteringsroutes, urenregistratie die uit een planning te herleiden is, en het koppelen van betalingen aan openstaande posten.

De volgorde die het snelst geld oplevert

Begin niet bij wat het meest irriteert, maar bij wat het vaakst gebeurt. Irritatie is een slechte maat voor volume. Tel een week lang hoe vaak elke handeling voorkomt en hoeveel minuten hij kost, en pak dan de bovenste.

Bij de meeste bedrijven staat inkomende factuurverwerking bovenaan, gevolgd door orderinvoer. Beide zijn hoog in aantal, laag in variatie en goed te controleren, want er is altijd een order of een pakbon om tegenaan te leggen. Hoe dat werkt staat op de pagina over factuurverwerking automatiseren.

Reken het door voordat je begint. Twintig facturen per dag, zes minuten per stuk aan openen, coderen, matchen en klaarzetten, is twee uur per dag. Dat is op jaarbasis een bedrag waar een bouwtraject makkelijk uit kan. Staat die som er niet, dan is het onderwerp het niet waard en pak je het volgende. De rekensom op montari.nl doet dit met je eigen aantallen.

Fiattering is de stap die het vaakst blijft liggen

Facturen digitaliseren doen veel bedrijven inmiddels. Het goedkeuren ervan niet, en daar zit vaak de echte vertraging. Een factuur die op tafel ligt tot de projectleider terug is van locatie, een fiatteringsmail die tussen tweehonderd andere mails verdwijnt, een tweede handtekening die niemand kan geven omdat de vervanger niet in het systeem staat.

Digitale fiattering betekent dat de factuur zelf de route kent: wie moet akkoord geven op welk bedrag, wat er gebeurt bij afwezigheid, en na hoeveel dagen er een herinnering uitgaat. Dat is geen ingewikkelde techniek maar het vraagt wel dat de afspraken één keer expliciet worden gemaakt. In veel bedrijven bestaan die afspraken alleen in het hoofd van de administrateur, en dat is precies waarom het misgaat zodra die op vakantie is.

Hoe je zo'n route inricht, met drempelbedragen, vervanging bij afwezigheid en een controleerbaar spoor, staat in digitale fiattering van facturen.

De winst zit niet alleen in tijd. Facturen die op tijd worden goedgekeurd, worden op tijd betaald, en dat scheelt aanmaningen, blokkades bij leveranciers en misgelopen betalingskorting.

De bouw: van werkbon naar factuur zonder tussenstap

In de bouw en installatie loopt de administratie achter het werk aan in plaats van ermee mee. De monteur schrijft de bon op locatie, levert hem de volgende dag in, iemand op kantoor typt hem over in het systeem, en pas daarna kan er gefactureerd worden. Tussen het uitvoeren van het werk en het versturen van de factuur zitten zo makkelijk twee weken, en elke dag daarvan is werkkapitaal dat bij jou blijft staan.

De route korter maken begint bij de bon zelf. Een bon die digitaal wordt ingevuld met de gegevens die al bekend zijn, project, klant, afgesproken tarieven, hoeft niet te worden overgetypt. Wat de monteur toevoegt zijn uren, materiaal en bijzonderheden. Daaruit rolt een conceptfactuur die iemand alleen nog nakijkt. Meer daarover staat in van werkbon naar factuur en op de pagina over AI-automatisering in bouw en installatie.

Webshops: orders die zichzelf administreren

Bij een webshop komt de orderstroom al digitaal binnen, en toch gaat er in de administratie veel met de hand. Orders uit het webshopplatform worden overgezet naar de boekhouding, betalingen uit de payment provider moeten worden gekoppeld aan de juiste order, retouren en creditnota's worden apart bijgehouden, en aan het eind van de maand klopt het saldo net niet.

Dat is bij uitstek werk dat zich laat automatiseren, want alle informatie is er al en de regels zijn hard. De valkuil is de uitzondering: een deelbetaling, een order die deels retour komt, een klant die twee keer betaalt. Een koppeling die daar niet op is ontworpen, levert elke maand een handmatige zoektocht op en dan heb je niets gewonnen.

Wat je nodig hebt om te beginnen

Een telling van een week, toegang tot de systemen die je al gebruikt, en iemand die de afspraken kan bevestigen. Dat laatste is belangrijker dan het klinkt: het grootste deel van een automatiseringstraject is niet het bouwen maar het expliciet maken van regels die tot nu toe in gewoonten zaten.

Montari begint daarom met een business case in plaats van met een bouwopdracht. In de eerste week leggen we de handelingen langs de vier eigenschappen hierboven en rekenen we door wat het oplevert. Klopt de som niet, dan zeggen we dat, want een automatisering die zichzelf niet terugverdient kost jou geld en ons geloofwaardigheid.

Veelgestelde vragen

Moet ik overstappen naar een ander boekhoudpakket?

Nee. De automatisering wordt bovenop je bestaande pakket gebouwd, of dat nu Exact, AFAS, Microsoft 365 of iets anders is. Je stamdata, je historie en de gewoonten van je team zitten daarin, en die verhuizen is een project op zich met risico en weerstand.

Hoe lang duurt het voordat ik er iets van merk?

De business case duurt ongeveer een week. Daarna hangt het af van welk proces je pakt. Eén afgebakend proces, bijvoorbeeld inkomende facturen, is doorgaans in weken werkend en niet in maanden. Dat is ook de reden om klein te beginnen en pas uit te breiden als het eerste zich bewezen heeft.

Wat gebeurt er met uitzonderingen?

Die gaan naar een mens, met het voorwerk gedaan en met de reden voor de twijfel erbij. Er wordt niets gegokt. Een systeem dat bij twijfel doorgaat, levert fouten op die je pas bij de jaarafsluiting terugvindt, en die zijn duurder dan het handwerk dat je wilde besparen.

Kan dit ook als mijn administratie deels bij een boekhouder ligt?

Ja, en vaak is dat juist een goede aanleiding. Wat je aanlevert wordt schoner en completer, waardoor het werk aan de andere kant korter wordt. Bespreek wel vooraf welke stappen bij jou blijven en welke bij de boekhouder, zodat je niet twee keer hetzelfde inricht.

Blijft mijn data van mij?

Ja. Je gegevens blijven in je eigen omgeving en binnen de EU. Er worden geen modellen getraind op jouw data, er geldt standaard een verwerkersovereenkomst, en wat er gebouwd wordt is eigendom van je bedrijf.