dienst · factuurverwerking automatiseren
Factuurverwerking laten automatiseren.
Inkoopfacturen inboeken, matchen met de order en de pakbon, controleren op prijs en aantal en dan langs de juiste persoon voor akkoord: het is werk dat nooit af is, want elke maand komt de stapel opnieuw.
Montari automatiseert de hele keten van binnenkomst tot fiattering in je eigen boekhouding. Wat klopt loopt door; wat afwijkt komt met context bij de juiste persoon terecht.
Hoe het nu meestal loopt
Facturen komen binnen via de mail, in elk denkbaar format. Iemand boekt ze in, zoekt de bijbehorende order en pakbon erbij en vergelijkt regels, prijzen en aantallen. Klopt er iets niet, dan begint het uitzoekwerk: was de levering wel compleet, is er een prijsafspraak gemist, wie moet hier eigenlijk naar kijken. Ondertussen naderen betaaltermijnen en stapelen de openstaande posten zich op in een mailbox waar niemand overzicht over heeft.
Wat de automatisering doet
Binnenhalen en lezen
Elke factuur wordt uit de mailbox of het portaal gehaald en gelezen, ook als de leverancier een eigen format of een scan stuurt.
Drieweg-matching
De Finance Agent legt factuur, order en pakbon naast elkaar en controleert prijs, aantal en levering tegen wat er in je systemen staat.
Boeken en klaarzetten
Kloppende facturen worden geboekt op de juiste grootboekrekening en kostenplaats, volgens de regels die jouw administratie hanteert.
Fiatteren met context
Afwijkingen gaan naar de juiste persoon met het verschil er al bij: wat afwijkt, hoeveel, en wat de bron zegt. Zo kan akkoord geven een korte controle worden in plaats van een uitzoekmiddag.
We koppelen met je boekhoudpakket en je inkoopomgeving: Exact, AFAS, Moneybird en vergelijkbare systemen. De automatisering boekt zoals jouw team boekt, in jouw omgeving.
Wat het oplevert
Een administratie die minder stapels wegwerkt en vooral uitzonderingen beoordeelt, betaaltermijnen die minder verrassen, en een boekhouding die dagelijks bij kan zijn in plaats van aan het einde van de maand. De uren zijn direct te tellen: facturen per maand maal de minuten per factuur.
Maak de som voor je eigen situatie met de rekentool of bekijk hoe een traject bij ons verloopt: eerst een gratis proces-scan met een doorgerekende business case, dan pas bouwen.
Veelgestelde vragen
Blijft de controle bij onze eigen mensen?
Ja. Jij bepaalt de grenzen: welke facturen automatisch geboekt mogen worden en welke altijd langs een mens gaan. Elke actie is terug te lezen, en fiattering blijft een menselijke handeling.
Wat als een leverancier rare formaten stuurt?
Juist daar is moderne AI-verwerking sterk in: scans, afwijkende lay-outs en bijlagen in vreemde vormen worden gelezen. Blijft er twijfel over een veld, dan wordt de factuur voorgelegd in plaats van gegokt.
Hoe lang duurt de invoering?
Voor de kernstroom, factuur binnen, matchen, klaarzetten, is een aantal weken een indicatie; de blauwdruk maakt de planning concreet. De eerste periode draait de automatisering mee naast de bestaande werkwijze, zodat de uitkomsten aantoonbaar kloppen voordat er iets overgaat.
Wat kost factuurverwerking automatiseren?
Een traject begint bij €1.500 eenmalige setup plus €750 per maand; een groter traject komt uit op €2.500 setup plus €1.250 per maand voor meerdere gekoppelde processen. De business case rekenen we vooraf samen door, dus je ziet voordat je tekent wat het naar verwachting oplevert. Staat de som niet, dan starten we niet.
Verder verdiepen? Lees de volledige analyse Factuurverwerking automatiseren: inkoopfacturen matchen zonder handwerk op De Radar.
Hangt vaak samen met
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent?
In 30 minuten kijken we samen waar bij jullie het handwerk zit en wat er te automatiseren valt. Geen verkooppraatje, gewoon een concreet antwoord.