Factuurverwerking automatiseren: inkoopfacturen matchen zonder handwerk

Inkoopfacturen zijn het soort werk dat nooit af is. Ze komen binnen via de mail, moeten worden ingeboekt, gematcht met de order en de pakbon, gecontroleerd op prijs en aantal, en dan langs de juiste persoon voor akkoord. Bij elke stap kan er iets misgaan, en elke maand komt de hele stapel opnieuw. Factuurverwerking automatiseren haalt het repeterende deel weg en laat het oordeel waar het hoort: bij een mens.

Waar de tijd en de fouten zitten

Het matchen is het echte werk. Klopt het bedrag op de factuur met wat je hebt besteld? Is geleverd wat er staat? Zit er een prijsafwijking in die iemand moet goedkeuren? Bij een handmatig proces zoekt je binnendienst dat per factuur uit, tussen mailboxen, orders en pakbonnen door. Dat kost tijd, en onder tijdsdruk sluipen er fouten in: een dubbele betaling, een gemiste creditnota, een prijsverschil dat niemand opmerkte. Extra handen bijzetten is bovendien geen vanzelfsprekende uitweg meer, want de arbeidsmarkt voor administratief personeel is al jaren krap. De stapel groeit daardoor sneller dan de bezetting.

Daarnaast is er de doorlooptijd. Een factuur die een week op iemands bureau ligt, is een gemiste betaalkorting of een leverancier die belt. Trage factuurverwerking kost dus niet alleen uren, maar ook geld en goodwill bij je leveranciers.

Hoe geautomatiseerde factuurverwerking werkt

Bij Montari doet de Finance Agent het matchwerk. Hij leest de binnenkomende factuur, haalt de gegevens eruit en legt ze naast de bijbehorende order en pakbon in je eigen systeem. Klopt alles binnen de marges die jij bepaalt, dan zet de agent de factuur klaar om in te boeken en te fiatteren volgens jouw route. Wijkt er iets af, een prijsverschil, een ontbrekende pakbon, een onbekende leverancier, dan gaat de factuur naar de juiste persoon, met de afwijking er duidelijk bij.

Zo verdwijnt het zoekwerk, niet de controle. In een crediteurenproces met veel volume is tot 70% van het matchen en klaarzetten te automatiseren. Je binnendienst houdt tijd over voor de facturen die echt aandacht vragen, en de rest gaat vanzelf, ook buiten kantoortijd.

In je eigen boekhouding, niet in een los pakket

De verleiding is om er een aparte scan- en herkensoftware bij te nemen. Voor een klein bedrijf kan dat prima zijn. Maar draait je administratie op Exact, AFAS of SAP, dan werkt een losse tool met een standaardkoppeling die net niet doet wat jouw fiatteringsroute nodig heeft. Montari bouwt de factuurstroom in het pakket dat je al gebruikt, zodat de match, de boeking en de goedkeuring in één omgeving lopen. Je data blijft in je eigen systeem en binnen de EU, en alles wat gebouwd wordt is van jou. Hoe dat eruitziet, lees je op montari.nl.

Wat je zelf blijft doen

Automatisering maakt je proces sneller, geen rommel schoon. Zijn je inkooporders onvolledig of je prijsafspraken niet vastgelegd, dan maakt de agent dat vooral sneller zichtbaar. Dat is geen reden om te wachten, wel om het opschonen in de business case mee te nemen. En het akkoord op een factuur blijft een menselijke beslissing, zeker bij afwijkingen. Het systeem levert je de match en de afwijking, jij zet de handtekening.

Veelgestelde vragen

Kan het systeem facturen echt zelf betalen?

Het bereidt het werk voor tot en met klaarzetten en fiatteren volgens jouw route, maar de betaling en het akkoord blijven onder jouw controle. Zeker bij prijsafwijkingen legt het systeem de factuur bij een mens neer in plaats van door te zetten.

Wat als een factuur niet matcht met order of pakbon?

Dan gaat hij naar de juiste persoon met de afwijking erbij. De Finance Agent boekt nooit blind door op een factuur die buiten de marges valt. Zo vang je dubbele betalingen en prijsverschillen af voordat ze geld kosten.

Werkt dit met ons boekhoudpakket?

De factuurstroom wordt gebouwd in de systemen die je al hebt, zoals Exact, AFAS of SAP, in plaats van in een losse tool ernaast. Meer over de werkwijze en de gegevensbescherming lees je bij de veelgestelde vragen.