AI-automatisering koppelen aan Exact Online: bouwen op wat je al hebt

Veel Nederlandse bedrijven draaien hun administratie op Exact Online. Het werkt, je team kent het, en je processen zijn erop ingericht. De vraag bij automatisering is dan niet of je iets nieuws moet aanschaffen, maar hoe je slimme afhandeling bovenop Exact bouwt zonder je vertrouwde omgeving overhoop te halen. Het goede nieuws: dat kan, en het is bijna altijd verstandiger dan een los systeem ernaast zetten.

Waarom je Exact niet hoeft te vervangen

De reflex bij automatisering is soms om over te stappen op een nieuw, alles-in-één platform. Voor de meeste bedrijven is dat een dure omweg. Je stamdata, je historie, je fiatteringsroutes en de gewoonten van je team zitten in Exact. Die verhuizen is een project op zich, met risico en weerstand. Automatisering hoort dat werk lichter te maken, niet je fundament te verplaatsen. Het potentieel zit ook niet in nieuwe pakketten: volgens McKinsey Global Institute is ongeveer de helft van alle werkactiviteiten wereldwijd al met bestaande technologie te automatiseren, en bevat zo'n 60% van de beroepen minstens 30% automatiseerbare taken. Er valt dus genoeg te winnen zonder je omgeving om te gooien. Montari bouwt de automatisering daarom bovenop Exact Online, zodat je pakket blijft wat het is en het handwerk eromheen verdwijnt.

Wat een goede koppeling betekent

Een koppeling is meer dan een export en een import. Het verschil tussen een broze en een goede koppeling zit in of hij jouw proces volgt. Een standaardexport dumpt data van A naar B en laat de uitzonderingen aan jou. Een goede koppeling kent je afspraken: welke boeking hoort bij welke order, welke prijsafspraak geldt, wanneer iets naar een mens moet. Bij Montari doen agents dat werk in en rond Exact. De Finance Agent matcht inkoopfacturen met order en pakbon en zet ze klaar om te fiatteren. De Order Agent boekt gecontroleerde orders in. En twijfelgevallen gaan naar een mens, met het voorwerk gedaan.

Zo werkt de automatisering met de logica van je administratie mee, in plaats van er een tweede systeem naast te zetten dat je gegevens uit elkaar trekt. In processen met veel herhaling is tot 70% van dat werk te automatiseren, en het gaat 24/7 door.

Waar je op moet letten bij koppelingen

Let op drie dingen. Wat gebeurt er met een uitzondering: legt de koppeling die netjes bij een mens neer, of loopt hij stil vast? Waar staat je data: blijft die in je eigen Exact-omgeving en binnen de EU, of gaat hij naar een derde partij? En wat gebeurt er als de leverancier stopt: zit je kernproces dan vast in andermans product? Een koppeling die je proces raakt, hoort robuust te zijn en van jou te blijven. Alles wat Montari bouwt is eigendom van je bedrijf, met een verwerkersovereenkomst als standaard.

Klein beginnen, dan uitbreiden

Je hoeft niet alles tegelijk te koppelen. Vaak is het slim om te beginnen met het proces dat het meeste handwerk kost, bijvoorbeeld inkoopfacturen of orderintake, dat zich te laten bewijzen in Exact, en daarna uit te breiden. Montari begint met een business case, dag één tot vijf, waarin we in kaart brengen wat automatiseren op jouw Exact-omgeving oplevert. Staat die som, dan wordt er gebouwd. Hoe dat werkt, lees je op montari.nl.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn processen in Exact aanpassen?

Zo min mogelijk. Het uitgangspunt is bouwen op wat je al hebt, dus de automatisering volgt jouw bestaande routes en afspraken in Exact. Hoe minder je team hoeft af te leren, hoe soepeler het gaat.

Blijft mijn boekhoudkundige data van mij?

Ja. Je data blijft in je eigen Exact-omgeving en binnen de EU. Montari traint geen modellen op jouw gegevens en werkt standaard met een verwerkersovereenkomst. Alles wat gebouwd wordt is eigendom van je bedrijf.

Werkt dit ook met AFAS, SAP of Microsoft 365?

Ja. Dezelfde aanpak, bouwen bovenop wat je al hebt, geldt ook voor AFAS, SAP, Microsoft 365, Salesforce en HubSpot. Meer daarover lees je bij de veelgestelde vragen op montari.nl.