dienst · werkbonnen automatiseren
Werkbonnen laten automatiseren.
Tussen de klus en het geld zit bij veel bouw- en installatiebedrijven een stille vertraging: de werkbon. Papier, foto's in appjes, ontbrekende artikelnummers, en een binnendienst die overtypt en nabelt. Elke dag vertraging is een dag later gefactureerd.
Montari automatiseert de keten van bus naar boekhouding: bonnen worden gelezen, gekoppeld aan de order en compleet gemaakt, zodat de factuur dezelfde dag klaar kan staan in plaats van te wachten op overtypen en nabellen.
Hoe het nu meestal loopt
De monteur vult de bon in de bus in, op papier of in een app. Op kantoor wordt hij opnieuw ingevoerd in de administratie, gekoppeld aan de order en aangevuld met uren en materialen. Mist er iets, dan gaat er een belletje terug naar de monteur die inmiddels drie klussen verder is. Materialen die niet op de bon staan worden nooit gefactureerd, en dat is omzet die stilletjes wegloopt. De factuur gaat pas de deur uit als de hele keten rond is.
Wat de automatisering doet
Vastleggen zoals het nu gaat
De monteur verandert zo min mogelijk: de bestaande app blijft, en ook een foto of pdf van een papieren bon wordt gelezen.
Koppelen en herkennen
De Order Agent koppelt de bon aan de juiste order en klant en herkent materialen tegen je artikelbestand, ook bij afwijkende omschrijvingen.
Compleet maken
Ontbreekt er iets, dan gaat er automatisch één gerichte vraag terug in plaats van een belrondje. Twijfelgevallen komen bij de binnendienst met de bron erbij.
Klaar voor facturatie
De Finance Agent zet de goedgekeurde bon klaar in je administratie, volledig en gekoppeld, zodat hij dezelfde dag gefactureerd kan worden. Het akkoord blijft bij jouw mensen.
Naast je branchesoftware, niet in plaats ervan: Syntess, AFAS en vergelijkbare pakketten blijven staan. De automatisering pakt het werk eromheen dat buiten die pakketten valt.
Wat het oplevert
Facturen die eerder de deur uit kunnen, een binnendienst die minder overtypt en nabelt, en minder materialen die ongefactureerd blijven. Voor een bedrijf met honderden bonnen per maand telt dat dubbel: in uren én in werkkapitaal. Hoeveel dagen het scheelt, hangt af van hoe lang bonnen nu blijven liggen.
Maak de som voor je eigen situatie met de rekentool of bekijk hoe een traject bij ons verloopt: eerst een gratis proces-scan met een doorgerekende business case, dan pas bouwen.
Veelgestelde vragen
Moeten onze monteurs iets nieuws leren?
Zo min mogelijk, dat is juist het uitgangspunt. Verander weinig aan de kant van de monteur, want elke verandering in de bus is een drempel. De bestaande app of zelfs de papieren bon blijft werken.
Wat gebeurt er met onleesbare of onvolledige bonnen?
Die lopen niet stiekem door. Een bon met ontbrekende of onzekere informatie gaat naar een mens met een concrete vraag erbij. Het systeem handelt de complete bonnen af en gokt niet bij twijfel.
Wij draaien al branchesoftware met een werkbon-module, heeft dit dan zin?
Vaak wel: de vertraging zit dan niet in de module maar in het werk eromheen. De bon die tóch als foto binnenkomt, het nabellen, de controle vóór facturatie. Precies dat randwerk automatiseren we.
Wat kost werkbonnen automatiseren?
Vanaf €1.500 eenmalige setup plus €750 per maand; een groter traject komt uit op €2.500 setup plus €1.250 per maand voor meerdere gekoppelde processen. Vooraf rekenen we de business case door op jouw bonvolume en factuurvertraging; de winst in werkkapitaal telt hier direct mee in die som. Staat hij niet, dan starten we niet.
Verder verdiepen? Lees de volledige analyse Van werkbon naar factuur: zo dicht je het gat tussen klus klaar en geld binnen op De Radar.
Hangt vaak samen met
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent?
In 30 minuten kijken we samen waar bij jullie het handwerk zit en wat er te automatiseren valt. Geen verkooppraatje, gewoon een concreet antwoord.