Digitale fiattering van facturen, de goedkeuringsroute die vanzelf loopt

Fiatteren is het formeel goedkeuren van een factuur voordat hij betaald wordt. In de meeste bedrijven is dat de stap die het langst duurt en het slechtst is vastgelegd. De factuur zelf is al gedigitaliseerd, netjes ingescand of via een pdf binnengekomen, en dan blijft hij liggen omdat de projectleider op locatie is, de vervanger niet weet dat hij mag tekenen, of niemand precies weet wie er bij dit bedrag akkoord moet geven.

Digitale fiattering lost dat op door de route in het systeem te zetten in plaats van in gewoonten. Dat is geen ingewikkelde techniek. Het lastige zit in het één keer expliciet maken van afspraken die nu in iemands hoofd zitten.

Waarom scannen alleen niet genoeg is

Veel bedrijven denken dat ze klaar zijn zodra facturen digitaal binnenkomen en automatisch worden herkend. De boeking staat klaar, de bedragen kloppen, en dan stopt het. De factuur wacht op een handtekening en die handtekening heeft geen eigen proces.

Het gevolg zie je terug in je crediteurenoverzicht: facturen die pas na de vervaldatum worden goedgekeurd, aanmaningen die binnenkomen terwijl het geld er allang was, en betalingskorting die je structureel misloopt omdat twee procent bij betaling binnen veertien dagen niet haalbaar is als de goedkeuring er al tien kost. Herkenning bespaart typwerk. Fiattering bespaart doorlooptijd, en doorlooptijd is waar het geld zit.

Wat een fiatteringsroute moet weten

Een route is meer dan een lijstje namen. Vier dingen moeten vastliggen voordat je iets inricht.

Wie er akkoord geeft, en bij welk bedrag

De meeste bedrijven werken met drempels: tot duizend euro tekent de afdeling zelf, daarboven komt er een tweede persoon bij, en boven een bepaald bedrag de directie. Die drempels bestaan meestal wel, maar staan zelden ergens opgeschreven. Het opschrijven is het echte werk, en het levert vaak meteen een gesprek op over of de drempels nog kloppen.

Wie er tekent als iemand er niet is

Dit is de grootste veroorzaker van stilstand. Vakantie, ziekte, een dag op locatie. Zonder vastgelegde vervanging blijft de factuur wachten tot de eigenaar terug is. Leg per rol een vervanger vast en een termijn waarna de route automatisch doorschuift, bijvoorbeeld na drie werkdagen.

Waar de factuur tegenaan wordt gelegd

Een fiatteur die alleen een bedrag ziet, kan niet meer doen dan gokken. Leg de factuur naast de inkooporder en de ontvangstmelding, zodat degene die tekent ziet dat het bestelde ook geleverd is en dat de prijs klopt met de afspraak. Waar dat drietal compleet is en overeenkomt, hoeft er in veel gevallen niet eens een mens aan te pas te komen: dan is de controle al gedaan.

Wat er wordt vastgelegd

Wie heeft wanneer waarop akkoord gegeven, en op basis van welke stukken. Dat spoor heb je nodig bij de jaarrekening en bij elke discussie achteraf. Een goedkeuring die alleen in een mailbox bestaat, is geen vastlegging.

Wat je hiermee kunt automatiseren

Als die vier vastliggen, doet het systeem het meeste zelf. Een factuur komt binnen en wordt gekoppeld aan de order. Klopt de driehoek van order, ontvangst en factuur binnen de afgesproken marge, dan gaat hij als geaccordeerd door naar betaling en ziet een mens hem alleen in de rapportage. Klopt er iets niet, dan gaat hij naar de persoon die volgens de route aan de beurt is, met de afwijking er direct bij: dertig stuks besteld, achtentwintig ontvangen, dertig gefactureerd.

Dat verschil is het hele punt. De fiatteur krijgt niet meer werk maar minder, want hij ziet alleen nog de gevallen waar iets aan de hand is, en dan meteen wat.

Hoe dit bovenop je bestaande pakket wordt gebouwd staat op de pagina over factuurverwerking automatiseren, en de bredere volgorde van administratief werk staat in administratie automatiseren in het mkb.

Vier valkuilen

De route wordt te fijn. Vijf goedkeuringsstappen op een factuur van tweehonderd euro kost meer dan het risico dat je afdekt. Stel de drempels zo in dat de zware route zeldzaam is.

Er is geen weg terug. Iemand keurt per ongeluk goed en kan dat niet corrigeren. Bouw altijd een route voor afkeuren en terugsturen, met een reden die bewaard blijft.

Herinneringen ontbreken of zijn te druk. Zonder herinnering blijft de factuur liggen. Met een dagelijkse herinnering leert iedereen hem te negeren. Eén beleefde herinnering na twee dagen en een escalatie na vijf werkt beter dan een stroom.

De marge staat op nul. Als een factuur van 99,98 euro tegen een order van 100,00 euro naar een mens moet, verdrinkt de fiatteur in ruis. Spreek een marge af in procenten en in centen, en evalueer die na een maand op basis van wat er daadwerkelijk langskwam.

Beginnen zonder alles te verbouwen

Je hoeft niet je hele inkoopproces om te gooien. Begin met één leveranciersstroom waar het volume hoog en de variatie laag is, richt daar de route op in, en meet een maand lang hoeveel facturen zonder tussenkomst doorgaan en hoe lang de rest erover doet. Die twee getallen vertellen je of het werkt en waar je moet bijstellen.

Montari begint daarom met een business case in plaats van met een bouwopdracht: eerst tellen hoeveel facturen er per maand langskomen, hoeveel dagen ze nu onderweg zijn en wat die doorlooptijd kost aan misgelopen korting en aanmaningen. Klopt de som niet, dan zeggen we dat. Reken zelf mee met de rekensom op montari.nl.

Veelgestelde vragen

Wat betekent fiatteren precies?

Fiatteren is het formeel goedkeuren van een factuur voor betaling, door iemand die daartoe bevoegd is. Het is iets anders dan het inboeken van de factuur: inboeken is administratief, fiatteren is een besluit dat vastgelegd hoort te worden.

Is een goedkeuring per mail rechtsgeldig genoeg?

Voor de betaling zelf komt een bedrijf er meestal mee weg, maar als vastlegging is het zwak. Een mailbox is doorzoekbaar noch compleet, en bij een controle of een discussie achteraf moet je kunnen laten zien wie wanneer waarop akkoord gaf. Een route in het systeem legt dat automatisch vast.

Werkt dit in Exact, AFAS of Microsoft 365?

Ja. De aanpak is bouwen bovenop wat je al hebt. Die pakketten hebben vaak zelf al fiatteringsfunctionaliteit; het ontbreekt meestal niet aan techniek maar aan vastgelegde routes, drempels en vervangingsregels. Waar het pakket tekortschiet, wordt de automatisering eromheen gebouwd zonder het pakket te vervangen.

Wat als een factuur bij niemand hoort?

Dan gaat hij naar een aangewezen postbus met de vraag wie hem claimt, en niet naar een willekeurige naam. Facturen zonder eigenaar zijn de categorie die het langst blijft liggen, dus die verdient een eigen route in plaats van een uitzondering die iedereen vergeet.

Hoeveel facturen gaan er dan zonder mens doorheen?

Dat hangt af van hoe schoon je inkoopproces is en of er orders tegenover de facturen staan. Zonder orders valt er weinig automatisch te matchen. Daarom meten we het eerst op je eigen facturen van de afgelopen maanden, want een percentage dat vooraf wordt beloofd zegt niets over jouw situatie.