automatisering per branche · groothandel
AI-automatisering voor groothandel.
Groothandels draaien op volume, en volume betekent herhaling: orders die binnenkomen via EDI, mail en telefoon, backorders die bewaakt moeten worden, prijslijsten en condities die actueel moeten blijven, en klanten die willen weten wanneer het komt.
Montari automatiseert die stroom van intake tot bevestiging. Orders landen gecontroleerd in je ERP, backorders melden zichzelf zodra er voorraad is, en levertijdvragen worden beantwoord voordat de telefoon gaat. Je binnendienst houdt de uitzonderingen over, niet de bulk.
Hoe het werk nu loopt in groothandel
De binnendienst ontvangt orders via EDI, mailbox, portal en telefoon. Voor elke stroom worden klantnummer, artikel, prijsafspraak, voorraad en leveradres gecontroleerd voordat een order in het ERP staat. Niet alle informatie komt in dezelfde vorm binnen. Een medewerker zoekt daarom in het ERP, een prijslijst of eerdere mailwisseling wat bedoeld is. Bij een gewijzigde bestelling moet verkoop weten wat er is afgesproken en moet het magazijn beschikken over dezelfde actuele order. Veel controles worden daarom telkens opnieuw gedaan, vaak door verschillende collega's op dezelfde dag.
Wanneer voorraad niet direct beschikbaar is, ontstaan backorders die door verkoop, magazijn en inkoop worden gevolgd. Levertijdvragen komen intussen binnen bij mensen die eerst voorraad, inkomende goederen en orderregels naast elkaar leggen. Prijs- of conditiewijzigingen worden soms op verschillende plaatsen bijgehouden. Bij een fout in een order of een onverwachte voorraadmutatie moet iemand terugzoeken welke versie leidend is. Daardoor blijft communicatie naar klanten vaak afhangen van losse controles door de binnendienst. De verantwoordelijke zoekt dan eerst alle gegevens bijeen voordat er antwoord komt.
Wat we in groothandel automatiseren
Order naar ERP
EDI-, mail- en portaalorders worden gelezen en gecontroleerd op klant, artikel, prijs, voorraad en leveradres voordat ze in het ERP worden geboekt. De broninformatie blijft beschikbaar voor controle. Voor de binnendienst blijft een onbekende klant, afwijkende conditie of onduidelijke orderregel zichtbaar met de reden dat verwerking stopte.
Backorderbewaking
Openstaande orderregels worden gevolgd aan de hand van de voorraad- en orderinformatie die in je ERP beschikbaar is. De automatisering controleert of een wijziging aanleiding geeft tot opvolging. Zodra voorraad binnenkomt of een regel afwijkt, ontvangt de verantwoordelijke medewerker een taak zodat klant en verkoop niet afhankelijk zijn van handmatig terugzoeken.
Prijzen en condities
Prijs- en conditiegegevens worden vergeleken tussen de afgesproken bronnen voordat zij in een orderstroom worden gebruikt. Zo blijft zichtbaar welke informatie leidend is. Verkoop of binnendienst krijgt een controlepunt bij een ontbrekende prijs, afwijkende korting of onbevestigde klantafspraak.
Levertijd-communicatie
Vragen over levertijd worden gekoppeld aan de juiste order en beantwoord met gegevens uit je eigen voorraad- en orderadministratie. De automatisering controleert of de status voldoende duidelijk is voor communicatie. Een onzekere binnenkomstdatum, gesplitste levering of afwijking komt met relevante context bij je medewerker terecht.
We koppelen aan je ERP, je EDI-verkeer, je webshop en je boekhouding. Wat je hebt blijft staan; de automatiseringslaag verbindt het.
Van eerste gesprek naar draaiende automatisering
Orderstromen naast elkaar leggen
We kijken met binnendienst, verkoop en magazijn hoe EDI-, mail- en portaalorders nu worden gecontroleerd. We leggen vast waar klantafspraken, voorraad en uitzonderingen vandaan komen, zodat de automatisering niet werkt op aannames maar op jullie dagelijkse orderpraktijk.
Een blauwdruk voor de eerste stroom
Samen kiezen we een afgebakende order- of backorderstroom. De blauwdruk beschrijft gegevensbronnen, controles, taken bij afwijkingen en de business case. Daarmee is vooraf duidelijk welke beslissingen in het ERP blijven en welke voorbereiding de automatisering overneemt.
Testen met echte orderregels
We bouwen rond je ERP, EDI-verkeer of mailbox en laten de uitkomst naast het bestaande proces meelopen. Binnendienst en verkoop beoordelen echte orders, prijzen en uitzonderingen. Hun feedback gebruiken we om de controles aan te scherpen voordat de stroom zelfstandig wordt gebruikt.
Live met duidelijke opvolging
De eerste stroom gaat gecontroleerd live met zicht op verwerkte orders en openstaande uitzonderingen. We bespreken wat terugkomt bij binnendienst en verkoop. Zo kun je daarna gericht uitbreiden naar backorders, communicatie of andere repetitieve handelingen, zonder de orderadministratie in één keer te veranderen.
Veelgestelde vragen
We hebben al EDI. Wat voegt dit toe?
EDI dekt meestal je grootste afnemers. De rest komt per mail, PDF en telefoon binnen, en juist daar zit het handwerk. De automatisering brengt al die kanalen naar dezelfde schone orderstroom, met dezelfde controles.
Vervangt dit ons ERP?
Nee. Je ERP blijft het hart van de administratie. Wij automatiseren de aanvoer ernaartoe en de communicatie eromheen, gebouwd in jouw omgeving en eigendom van jouw bedrijf.
Wat gebeurt er met een order die niet klopt?
Die gaat naar je binnendienst, met het voorwerk klaar: wat er binnenkwam, wat er is gecontroleerd en waar de twijfel zit. Het systeem zet nooit door op een order waar het niet zeker van is.
Kan dit ook mailorders verwerken?
Ja, mailorders kunnen naast EDI en portaalorders worden opgenomen in dezelfde gecontroleerde stroom. We bepalen tijdens de analyse welke velden nodig zijn om een order veilig voor te bereiden en wanneer een medewerker moet kijken. Een bijlage of bericht dat niet duidelijk genoeg is, wordt niet automatisch geboekt maar gaat met de broninformatie naar je binnendienst.
Hoe blijven prijsafspraken onder controle?
De automatisering gebruikt de prijs- en conditiebron die jullie aanwijzen als leidend. Voordat een order wordt voorbereid, kan zij controleren of klant, artikel en afspraak daarbij passen. Is de informatie niet compleet of wijkt die af, dan krijgt verkoop of binnendienst een duidelijk controlepunt. Zo blijft een commerciële afspraak altijd een menselijke verantwoordelijkheid.
Wat gebeurt er bij een piek aan orders?
In drukke periodes helpt een vaste controlevolgorde om de bulk van de uitzonderingen te scheiden. De automatisering verwerkt alleen orders die aan de afgesproken voorwaarden voldoen en legt de rest bij de juiste medewerker neer. We bekijken vooraf welke afwijkingen tijdens piekdrukte vaak voorkomen, zodat je team ze gericht kan beoordelen in plaats van alles opnieuw te moeten doorlopen.
Verder verdiepen? Lees de volledige analyse AI-automatisering groothandel: orders, backorders en levertijden op de automatische stand op De Radar.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent?
In 30 minuten kijken we samen waar bij jullie het handwerk zit en wat er te automatiseren valt. Geen verkooppraatje, gewoon een concreet antwoord.