automatisering per branche · logistiek
AI-automatisering voor logistiek.
In een logistiek bedrijf komt het werk van alle kanten tegelijk binnen: orders per mail, EDI en telefoon, wijzigingen die de planning omgooien, en klanten die willen weten waar hun zending is. Tussen al die stromen zitten planners en binnendienstmedewerkers die overtypen, navragen en terugbellen. Precies dat tussenwerk is te automatiseren.
Montari bouwt een automatiseringslaag bovenop je TMS, WMS en boekhouding. Orders stromen als schone data je systemen in, statusvragen worden beantwoord voordat er gebeld wordt, en je planners houden tijd over voor het werk waar een mens het verschil maakt: de uitzonderingen.
Hoe het werk nu loopt in logistiek
Een order komt vaak binnen via EDI, maar ook als mail met een bijlage of als telefoontje naar de planning. Iemand vergelijkt adres, laad- en losafspraak, referentie en bijzonderheden met wat in het TMS staat. Daarna wordt de rit ingepland en gaat de informatie langs chauffeur, loods en soms een onderaannemer. Een kleine wijziging onderweg wordt opnieuw doorgebeld of in een apart scherm gezet. Intussen zoekt de binnendienst antwoorden op statusvragen in TMS, WMS, mailbox en chauffeursapp. Die gegevens zijn zelden in één scherm beschikbaar.
Na aflevering begint een tweede administratieve stroom. Vrachtbrieven, scanbewijzen en eventuele opmerkingen komen niet altijd tegelijk terug. Een medewerker zoekt de juiste zending erbij, controleert of de afgesproken toeslagen zijn vastgelegd en zet gegevens over voor facturatie. Bij een ontbrekende handtekening of afwijkende rit blijft het dossier liggen tot iemand navraag doet. De planner wacht ondertussen op informatie om de volgende rit te kunnen beoordelen, terwijl de administratie wil weten of de rit volledig kan worden afgesloten. Zo stapelen open acties zich makkelijk op.
Wat we in logistiek automatiseren
Orderintake naar je TMS
Orders uit mail, PDF en EDI worden gelezen en naast bekende klant-, adres- en afspraakgegevens gelegd. De ritopdracht wordt pas klaargezet wanneer de benodigde gegevens aanwezig zijn. De planner ziet een onduidelijk laadmoment, onbekende referentie of afwijkend adres met de broninformatie erbij.
Track-and-trace-communicatie
Statusvragen worden gekoppeld aan de juiste zending en beantwoord met informatie uit je eigen systemen. De automatisering controleert of de status bruikbaar is voordat er een reactie klaarstaat. Bij afwijkingen, een ontbrekende scan of een vraag die uitleg vraagt, neemt je binnendienst het over.
Vrachtbrieven en documenten
Vrachtbrieven, afleverbewijzen en bijlagen worden herkend en aan de juiste zending gekoppeld. Daarbij wordt gecontroleerd of kerngegevens overeenkomen met de rit. De verantwoordelijke medewerker krijgt een taak bij een ontbrekend document, handtekening of verwijzing, in plaats van een onvindbaar bestand in de mailbox.
Facturatie na levering
Geleverde ritten worden verzameld met de gegevens die de administratie nodig heeft voor facturatie, zoals bewijs en vastgelegde toeslagen. De stroom stopt wanneer informatie niet compleet is of afwijkt van de opdracht. Daarmee ziet je medewerker welke controle niet is geslaagd en kan de rit gericht worden afgerond.
We bouwen op wat er al draait: je TMS, je WMS, je boekhouding (Exact, AFAS en soortgenoten) en Microsoft 365. Geen nieuw pakket ernaast, maar een laag ertussen die ze laat samenwerken.
Van eerste gesprek naar draaiende automatisering
Meekijken met de planning
We volgen met een planner en de binnendienst hoe een order, wijziging en aflevering nu door TMS, mailbox en documenten loopt. Daarbij leggen we juist de overdrachtsmomenten en uitzonderingen vast die in een schema vaak ontbreken.
Blauwdruk voor de ritstroom
We kiezen samen welk deel van de order- of documentstroom eerst wordt aangepakt. In de blauwdruk staan de gegevensbronnen, controles, wie een uitzondering behandelt en de business case, zodat je weet wat de automatisering wel en niet doet.
Bouwen op echte zendingen
We bouwen de koppeling met je TMS, WMS of mailbox en laten deze meelopen met echte zendingen. Planners controleren de uitkomsten naast hun normale werk. Afwijkingen gebruiken we om de regels en doorverwijzing naar een medewerker scherp te maken.
Gecontroleerd in gebruik
De automatisering gaat per afgesproken stroom live, met zicht op wat is verwerkt en wat om aandacht vraagt. Na livegang bespreken we terugkerende uitzonderingen met de betrokken planners en administratie, zodat vervolgverbeteringen aansluiten op de dagelijkse operatie.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met ons TMS?
In vrijwel alle gevallen wel. We koppelen via de mogelijkheden die je TMS al heeft, van API tot bestandsuitwisseling. Of jouw pakket koppelbaar is, weten we na de procesanalyse, vóórdat je aan de bouw begint.
Wat merken onze klanten ervan?
Snellere bevestigingen en antwoorden op statusvragen zonder wachttijd. Geen enkele automatisering stuurt iets naar je klant zonder dat jij bepaald hebt wanneer dat mag; twijfelgevallen gaan naar je eigen mensen.
Wat kost AI-automatisering voor een logistiek bedrijf?
Een traject begint bij €1.500 eenmalige setup plus €750 per maand voor één proces, bijvoorbeeld de orderintake; de meeste logistieke bedrijven komen uit op €2.500 setup plus €1.250 per maand voor meerdere gekoppelde processen. In de maandfee zit het draaien, bewaken en doorontwikkelen. Vooraf rekenen we de business case door op jouw volumes: staat de som niet, dan starten we niet.
Wat gebeurt er als een koppeling niet beschikbaar is?
De automatisering controleert of de benodigde gegevens beschikbaar zijn voordat zij een stap uitvoert. Is je TMS, mailbox of een koppeling tijdelijk niet bereikbaar, dan wordt er niet ongemerkt doorgezet. De betreffende items blijven zichtbaar voor opvolging. We spreken vooraf af wie zo'n melding ontvangt en hoe je daarna openstaande orders of documenten gecontroleerd opnieuw verwerkt.
Blijft de automatisering van ons bedrijf?
De automatisering wordt gebouwd in jouw omgeving en rondom jouw systemen. In de blauwdruk leggen we vast welke koppelingen, regels en verantwoordelijkheden erbij horen. Daardoor blijft voor je team zichtbaar hoe de stroom werkt en waar je een wijziging laat doen. Ook na livegang bepalen jullie zelf welke processen prioriteit hebben voor onderhoud of verdere ontwikkeling.
Kan dit omgaan met drukte in de planning?
Juist in een drukke periode moet duidelijk zijn welke orders automatisch kunnen worden voorbereid en welke aandacht vragen. De automatisering werkt met dezelfde afgesproken controles, terwijl afwijkingen naar de juiste medewerker gaan. We bekijken vooraf met de planner welke uitzonderingen vaker voorkomen bij piekdrukte, zodat die niet in een algemene wachtrij verdwijnen.
Verder verdiepen? Lees de volledige analyse AI-automatisering logistiek: minder overtypen, meer grip op je planning op De Radar.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent?
In 30 minuten kijken we samen waar bij jullie het handwerk zit en wat er te automatiseren valt. Geen verkooppraatje, gewoon een concreet antwoord.