Transportorders automatisch inlezen zonder EDI, van mailbox naar TMS

Bij vrijwel elke vervoerder ligt hetzelfde probleem op de planning. De grote opdrachtgevers sturen hun ritten netjes via EDI door en die rollen vanzelf het TMS in. De rest, en dat is meestal het merendeel van je klanten, mailt. Een PDF met een opdrachtbon, een Excel met twintig regels, of gewoon tekst in de body met een adres, een tijdvak en een colli-aantal. Iemand op kantoor leest dat, typt het over, en gaat door naar de volgende. Dat overtypen is niet moeilijk werk, maar het is wel het werk dat je planning traag en foutgevoelig maakt.

De vraag is dus niet hoe je EDI uitrolt bij klanten die dat niet gaan doen. De vraag is hoe je de mailbox behandelt als een volwaardig orderkanaal.

Waarom EDI dit gat niet dicht

EDI werkt goed en is bij grote verladers de standaard, maar het vraagt aan beide kanten een investering: afspraken over het berichtformaat, een testtraject, en onderhoud zodra er iets verandert. Voor een opdrachtgever die je vijf ritten per week gunt, verdient dat zich nooit terug. Die blijft mailen, en terecht.

Het gevolg is dat elke vervoerder in de praktijk twee orderstromen heeft. Een stroom die geautomatiseerd is en waar niemand naar omkijkt, en een stroom die volledig op handkracht draait terwijl hij vaak het grootste aantal klanten vertegenwoordigt. De winst zit niet in de eerste stroom, want die is al klaar. Hij zit in de tweede.

Wat het overtypen kost

Reken het eens door voor je eigen situatie in plaats van op gevoel te varen. Neem dertig orders per dag die met de hand worden ingevoerd. Tien minuten per order, inclusief het openen van de mail, het lezen van de bon, het opzoeken van de debiteur, het invoeren en het controleren. Dat is vijf uur per dag, elke dag. Op jaarbasis komt dat bij een belast uurtarief van veertig euro uit op ruim vijftig duizend euro aan puur overtypwerk.

De fouten tellen daar niet eens in mee, en die zijn duurder dan de tijd. Een verkeerd postcodegebied betekent een rit die niet klopt. Een gemiste laadtijd betekent een chauffeur die staat te wachten. Een colli-aantal dat afwijkt van de vracht betekent discussie bij de afrekening. Dat zijn geen invoerfouten meer, dat zijn operationele kosten.

De rekensom staat als instrument op montari.nl, zodat je hem met je eigen aantallen kunt maken.

Hoe automatisch inlezen werkt zonder EDI

Het uitgangspunt is dat de order al bestaat, alleen in een vorm die je TMS niet begrijpt. Er zijn vier stappen nodig om dat gat te overbruggen.

1. Herkennen wat een order is

Niet elke mail in de orderbox is een opdracht. Er zitten vragen tussen, wijzigingen op bestaande ritten, annuleringen en ruis. De eerste stap is dus classificeren: is dit een nieuwe order, een wijziging, een annulering of iets anders. Een wijziging die als nieuwe order wordt ingelezen levert een dubbele rit op, en dat is erger dan niets doen.

2. De velden eruit halen, ook uit een PDF

Laadadres, losadres, tijdvak, colli, gewicht, referentie van de opdrachtgever, bijzonderheden. Elke klant zet die op zijn eigen plek en noemt ze anders. Waar een vast sjabloon per klant vroeger het antwoord was, kan een taalmodel de bon lezen zoals een planner dat doet, ook als de opmaak verandert. Dat is precies het verschil met de OCR-oplossingen van tien jaar geleden, die omvielen zodra een leverancier zijn briefpapier aanpaste.

3. Toetsen aan wat je al weet

Dit is de stap die het verschil maakt tussen een aardige demo en iets dat je in productie durft te zetten. Bestaat de debiteur in je TMS. Klopt het adres met de adrestabel. Valt het tijdvak binnen de afspraken met deze klant. Is dit referentienummer eerder langsgekomen, want dan is het waarschijnlijk een wijziging en geen nieuwe rit. Wat de toets doorstaat, gaat door. Wat twijfel oplevert, gaat naar een mens.

4. Wegschrijven in het TMS

Via de API van je TMS als die er is. Heeft je pakket geen open API, dan kan het via de importroute die het systeem zelf al gebruikt voor EDI-berichten. Dat laatste is vaker de praktijk dan mensen denken: de EDI-invoer is een deur die al bestaat, en die kun je ook gebruiken voor orders die niet via EDI binnenkwamen.

De twijfelgevallen zijn het echte ontwerp

Elke leverancier laat je graag zien wat er gebeurt als het goed gaat. De vraag die je moet stellen is wat er gebeurt als het misgaat. Een order zonder herkenbaar losadres, een klant die voor het eerst mailt, een tijdvak dat in het weekend valt terwijl deze opdrachtgever nooit in het weekend laadt.

Een systeem dat in die gevallen gokt, kost je meer dan het oplevert, want elke stille fout moet je later terugzoeken. Een systeem dat er netjes mee stopt en de order met het voorwerk gedaan bij de planner neerlegt, is bruikbaar vanaf dag één. Die planner ziet dan de mail, de eruit gehaalde velden, en waarom het systeem twijfelde. Bevestigen kost tien seconden in plaats van tien minuten.

Bijkomend voordeel: elke keer dat een mens een twijfelgeval afhandelt, weet je waar de grens ligt. Dat is de plek om de regels aan te scherpen, niet de plek om ze te laten vallen.

Wat je nodig hebt om te beginnen

Minder dan je denkt. Een mailbox waar de orders binnenkomen, toegang tot je TMS via API of via de bestaande importroute, en een stapel van vijftig tot honderd echte orders van de afgelopen maanden. Die stapel is belangrijker dan alles wat een leverancier je vertelt, want daarop kun je meten hoeveel er zonder tussenkomst doorheen komt en waar het misgaat. Zonder die meting koop je een belofte.

Montari begint daarom met een business case in plaats van met een bouwopdracht. In de eerste week leggen we jouw ordermix langs de vier stappen hierboven en rekenen we door wat automatisch inlezen op jouw volume oplevert. Klopt de som niet, dan zeggen we dat. Meer over de aanpak lees je op de pagina over orderverwerking automatiseren en bij AI-automatisering in de logistiek.

Veelgestelde vragen

Werkt dit ook als mijn TMS geen open API heeft?

Meestal wel. Bijna elk transportmanagementsysteem heeft een importroute voor EDI-berichten, en die deur staat al open. Orders die per mail binnenkwamen kunnen langs diezelfde route naar binnen, in het formaat dat je pakket al accepteert. Is er echt geen enkele invoerroute, dan is dat iets om vóór de bouw vast te stellen en niet erna.

Wat gebeurt er met een order die het systeem niet vertrouwt?

Die gaat naar een mens, met de mail, de herkende velden en de reden voor de twijfel erbij. Er wordt niets gegokt en niets stil weggeschreven. Dat is een ontwerpkeuze: een fout die je pas bij de facturatie ontdekt is duurder dan een order die tien seconden wachten op bevestiging.

Moet ik mijn klanten vragen hun mails anders op te maken?

Nee. Dat is precies de reden dat dit werkt waar EDI dat niet doet. De opdrachtgever verandert niets aan zijn manier van werken, en dat is bij kleinere klanten de enige realistische route.

Hoeveel van mijn orders gaan er dan echt automatisch doorheen?

Dat hangt van je ordermix af en het is niet eerlijk om daar vooraf een percentage op te plakken. Daarom meten we het op jouw eigen orders van de afgelopen maanden voordat er iets gebouwd wordt. Dat getal is de business case, en zonder dat getal begint Montari niet.

Blijft mijn data van mij?

Ja. Orders en klantgegevens blijven binnen je eigen omgeving en binnen de EU. Er worden geen modellen getraind op jouw gegevens, er geldt standaard een verwerkersovereenkomst, en wat er gebouwd wordt is eigendom van je bedrijf.