dienst · orderverwerking automatiseren
Orderverwerking laten automatiseren.
Orders die per mail binnenkomen en met de hand in het ERP worden gezet: het is bij veel handels- en productiebedrijven een stille tijdvreter van de binnendienst. Elke order kost minuten, en op drukke dagen loopt de achterstand op.
Montari bouwt een automatiseringslaag die orders leest, herkent en boekt in het systeem dat je al hebt. De orders die zeker herkend zijn, lopen door zonder mensenhanden; alleen de gevallen met twijfel komen bij je team terecht.
Hoe het nu meestal loopt
Een order komt binnen als mail, PDF, Excel of vrije tekst. Iemand van de binnendienst leest hem, zoekt de klant op, vertaalt omschrijvingen naar artikelnummers en typt de regels in het ERP. Op rustige dagen gaat dat goed. Op drukke dagen, precies wanneer de orders binnenstromen, ontstaan de achterstanden en de typefouten die later terugkomen als verkeerde leveringen, retouren en creditnota's.
Wat de automatisering doet
Lezen en herkennen
De Inbox Agent bewaakt de orderstroom en haalt de orders uit mail, bijlage of portaal, ook als klanten verschillende formats sturen.
Matchen met je stambestanden
Klant, artikelen, aantallen en leverdatum worden gematcht tegen je eigen ERP-data, inclusief de orderhistorie, zodat ook een vage omschrijving een echt artikelnummer kan krijgen; is de match niet zeker, dan gaat de order naar je team.
Boeken volgens jouw regels
De Order Agent maakt de order aan zoals je binnendienst dat zou doen, met dezelfde velden, controles en prijsafspraken.
Bevestigen en signaleren
De klant krijgt een orderbevestiging in jouw huisstijl. Alles wat niet zeker herkend is, staat voorgesorteerd klaar voor een mens, met de twijfel erbij gemarkeerd.
We bouwen in je bestaande omgeving: Exact, AFAS, SAP en vergelijkbare pakketten, naast Microsoft 365 en je mailbox. Er komt geen systeem bij; je ERP blijft de bron van de waarheid.
Wat het oplevert
Orders die binnen minuten bevestigd kunnen zijn in plaats van uren, een binnendienst die vooral nog uitzonderingen ziet, en minder typefouten omdat er niet meer wordt overgetypt. Reken zelf uit wat het invoerwerk je nu kost: het aantal orders per week maal de minuten per order maakt die som concreet.
Maak de som voor je eigen situatie met de rekentool of bekijk hoe een traject bij ons verloopt: eerst een gratis proces-scan met een doorgerekende business case, dan pas bouwen.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met ons ERP-pakket?
Dat toetsen we in de blauwdruk, vóórdat er iets gebouwd wordt. We koppelen via de mogelijkheden die je pakket al heeft, van API tot bestandsuitwisseling.
Wat gebeurt er met orders die niet herkend worden?
Die gaan naar je binnendienst, met erbij wat er wél al herkend is en waar de twijfel zit. Het systeem gokt niet; het onderscheid tussen doorlopen en voorleggen is de kern van het ontwerp.
Hoe snel staat dit live?
Voor de hoofdstroom van je orders is een aantal weken een indicatie; de blauwdruk maakt de planning concreet. De automatisering draait eerst mee naast je team, zodat je zwart op wit ziet dat de uitkomsten kloppen voordat er iets overgaat.
Wat kost orderverwerking automatiseren?
Orderverwerking automatiseren begint bij €1.500 eenmalige setup plus €750 per maand; een groter traject komt uit op €2.500 setup plus €1.250 per maand voor meerdere gekoppelde processen. Vooraf rekenen we de business case door op jouw ordervolume: staat de som niet, dan starten we niet.
Verder verdiepen? Lees de volledige analyse Orderverwerking automatiseren: van mail en EDI naar je ERP zonder overtypen op De Radar.
Hangt vaak samen met
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent?
In 30 minuten kijken we samen waar bij jullie het handwerk zit en wat er te automatiseren valt. Geen verkooppraatje, gewoon een concreet antwoord.