dienst · e-mailverwerking automatiseren
E-mailverwerking laten automatiseren.
De gezamenlijke inbox is bij veel bedrijven een dagtaak geworden: sorteren, doorsturen, beantwoorden, en aan het einde van de dag staat de teller alsnog op onbeantwoord. Terwijl het grootste deel van die mail voorspelbaar is.
Montari bouwt een Inbox Agent die je mailstroom leest, herkent en afhandelt binnen de grenzen die jij stelt. Voorspelbare mail wordt direct beantwoord met echte informatie uit je systemen; de rest ligt voorgesorteerd klaar.
Hoe het nu meestal loopt
Info@, verkoop@, service@: alles komt op dezelfde hoop. Iemand opent elke mail, beoordeelt wat het is, stuurt door naar een collega of zoekt zelf het antwoord op in het ordersysteem. Dezelfde vragen komen elke week terug, de doorlooptijd hangt af van wie er toevallig tijd heeft, en op drukke dagen blijft de moeilijke mail liggen onder de stroom routine. Wie een dag vrij is, komt terug in een inbox waar niet doorheen te komen is.
Wat de automatisering doet
Herkennen en sorteren
Elke binnenkomende mail wordt gelezen en geclassificeerd: order, factuurvraag, statusvraag, klacht, commerciële kans of ruis. Prioriteit en route bepaal jij.
Direct beantwoorden waar het veilig kan
Vragen met een antwoord dat in je systemen staat, zoals orderstatus of levertijd, worden direct beantwoord met echte data, in jouw toon.
Voorsorteren voor je team
Mail die een mens vraagt, komt bij de juiste persoon met de context er al bij: klanthistorie, openstaande orders, eerdere correspondentie.
Bewaken en leren
Niets verdwijnt in een map. Wat blijft liggen wordt gesignaleerd, en terugkerende vraagtypes worden zichtbaar zodat je ze structureel kunt oplossen.
Werkt op je bestaande mailomgeving, zoals Microsoft 365 of Google Workspace, gekoppeld aan je CRM, ERP en planning zodat antwoorden uit echte data komen.
Wat het oplevert
Reactietijden van minuten in plaats van dagen op het voorspelbare deel, een team dat mail behandelt in plaats van mail verplaatst, en niemand meer die na een vrije dag verzuipt. Tel het aantal mails per dag en de minuten per mail, en je weet wat de inbox je nu kost.
Maak de som voor je eigen situatie met de rekentool of bekijk hoe een traject bij ons verloopt: eerst een gratis proces-scan met een doorgerekende business case, dan pas bouwen.
Veelgestelde vragen
Verstuurt de agent mail zonder dat wij het zien?
Alleen binnen de grenzen die jij stelt. Veel bedrijven beginnen met alles ter controle klaarzetten, en geven per mailtype pas vrij zodra maandenlang blijkt dat de antwoorden kloppen. Dat tempo bepaal jij.
Herkent het systeem een boze klant?
Ja, toon en urgentie wegen mee in de classificatie. Een klacht of een geëscaleerde mail gaat met voorrang naar een mens en wordt nooit automatisch afgehandeld.
Wat gebeurt er met mail die het systeem niet snapt?
Die gaat gewoon naar je team, gemarkeerd als niet-geclassificeerd. Het systeem is er om het voorspelbare deel af te vangen, niet om te raden bij twijfel.
Wat kost e-mailverwerking automatiseren?
Vanaf €1.500 eenmalige setup plus €750 per maand voor de mailstroom als los proces; komt er meer bij, dan komen de meeste bedrijven uit op €2.500 setup plus €1.250 per maand. Vooraf rekenen we de business case door op jouw mailvolume. Staat de som niet, dan starten we niet.
Verder verdiepen? Lees de volledige analyse E-mail en inbox automatisch afhandelen zonder dat er iets blijft liggen op De Radar.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent?
In 30 minuten kijken we samen waar bij jullie het handwerk zit en wat er te automatiseren valt. Geen verkooppraatje, gewoon een concreet antwoord.