Orderverwerking automatiseren: van mail en EDI naar je ERP zonder overtypen

Bij veel bedrijven begint elke order met dezelfde handeling: iemand leest een mail, opent een PDF of een portaal, en typt de regels over in het ERP. Het is werk dat niemand leuk vindt, dat de hele dag doorloopt en dat precies daar fouten maakt waar het pijn doet: een verkeerd aantal, een vergeten artikel, een order die blijft liggen omdat het druk was. Orderverwerking automatiseren haalt dat overtypen weg, zonder dat je de controle uit handen geeft.

Waarom orderintake zo veel tijd kost

Orders komen zelden op één nette manier binnen. De ene klant mailt een bestellijst, de ander stuurt een PDF, een derde bestelt via een portaal en een grote afnemer levert EDI aan. Elk kanaal heeft zijn eigen vorm, en dus moet er per order iemand kijken, interpreteren en overtypen. Dat kost niet alleen tijd, het maakt je afhankelijk van de mensen die het proces in hun hoofd hebben. Valt er iemand uit, dan stapelt de orderbak zich op.

Die afhankelijkheid los je bovendien steeds moeilijker op met extra mensen. Volgens het CBS is de Nederlandse arbeidsmarkt sinds medio 2021 vrijwel doorlopend krap, met in de meeste kwartalen meer vacatures dan werklozen. Wie het overtypen wil wegwerken door iemand bij te zetten, vist dus in een vrijwel lege vijver.

Daar komt bij dat elke fout een keten aan extra werk veroorzaakt. Een verkeerd overgetypt aantal wordt een verkeerde levering, een creditnota, een boos telefoontje en een correctie in de administratie. De echte kosten van orderintake zitten niet in de minuten die het overtypen kost, maar in de fouten die je pas later terugziet.

Hoe geautomatiseerde orderverwerking werkt

Bij Montari bouwen we dit met agents die elk één taak hebben. De Inbox Agent leest binnenkomende orders uit mail, PDF en portaal, herkent wat het is en haalt de regels eruit. De Order Agent controleert die tegen je afspraken: bestaat het artikel, klopt de prijs, is de klant bekend, is er voorraad. Klopt alles, dan zet de agent de order klaar in je ERP en gaat de orderbevestiging eruit. Twijfelt het systeem, dan gaat de order naar een mens, met het voorwerk al gedaan.

Dat laatste is de kern. Automatisering betekent hier niet dat een machine blind orders inschiet, maar dat het saaie, zekere werk vanzelf gaat en de uitzonderingen bij je binnendienst terechtkomen. In een proces met veel herhaling is zo tot 70% van de orderintake te automatiseren. De rest blijft mensenwerk, maar dan zonder de berg standaardorders eromheen.

Wat er nog meer gaat stromen

Als orders eenmaal als schone data binnenkomen, kan er meer meebewegen. Backorders worden automatisch bewaakt en gemeld zodra voorraad binnenkomt. Levertijdvragen van klanten worden vooraf beantwoord in plaats van achteraf nagevraagd. En een Monitoring Agent houdt in de gaten of alle koppelingen doen wat ze moeten, zodat een storing niet pas opvalt als de klant belt. Het proces werkt bovendien door als je mensen naar huis zijn: de order die zaterdagnacht binnenkomt, staat maandagochtend niet als achterstand klaar, maar als afgehandeld werk.

Wat automatisering niet overneemt

Een paar dingen blijven jouw werk. De afspraken met je klanten over prijzen en levering blijven mensenwerk; het systeem voert ze alleen netjes uit. De kwaliteit van je stamdata bepaalt hoe soepel het loopt, dus vervuilde artikel- en klantgegevens schoon je op, het liefst meteen in de business case. En de uitzondering die echt om een oordeel vraagt, hoort bij een mens thuis. Het systeem doet het sjouwwerk, jij beslist. Hoe dat er in de praktijk uitziet, lees je op montari.nl.

Veelgestelde vragen

Werkt dit ook als orders op heel verschillende manieren binnenkomen?

Ja, juist dan. De Inbox Agent is gebouwd om orders uit mail, PDF, portaal en EDI te herkennen en om te zetten naar dezelfde schone data. Hoe meer kanalen je nu met de hand verwerkt, hoe meer een geautomatiseerde intake oplevert.

Wat gebeurt er met een order die niet klopt?

Die gaat naar een mens. Het systeem zet nooit door op een order waar het over twijfelt. Ontbreekt een artikel of klopt een prijs niet, dan ligt de order bij je binnendienst met het voorwerk al gedaan, klaar om te beoordelen.

Moeten we ons ERP vervangen?

Nee. Montari bouwt de orderverwerking bovenop de systemen die je al hebt, of dat nu Exact, AFAS, SAP of Microsoft 365 is. Je data blijft in je eigen omgeving en binnen de EU. Meer daarover lees je bij de veelgestelde vragen.