Voorraadbeheer automatiseren: minder nee verkopen, minder dood geld

Voorraad is een dure balans. Heb je te veel, dan staat er geld dood in je magazijn. Heb je te weinig, dan verkoop je nee en loop je omzet mis. De meeste bedrijven bewaken die balans met de hand: iemand kijkt periodiek naar de niveaus, herkent op ervaring wat er bijbesteld moet worden, en hoopt dat er niets tussendoor glipt. Voorraadbeheer automatiseren maakt die bewaking continu en betrouwbaar, zonder dat je de regie kwijtraakt.

Waarom handmatig voorraadbeheer wringt

Handmatig voorraadbeheer heeft twee zwakke plekken. De eerste is timing: je kijkt op vaste momenten, terwijl de voorraad de hele dag beweegt. Tussen twee controles door kan een artikel stilletjes op raken. De tweede is afhankelijkheid: de kennis van wat een gezond niveau is, zit vaak in het hoofd van een of twee mensen. Vallen die weg of wordt het druk, dan gaat de bewaking eraan. Die kwetsbaarheid los je bovendien niet zomaar op met een vacature, want technische functies staan al jaren op de krapteberoepenlijsten van het UWV en ook administratief personeel is moeilijk te vinden. De kennis borgen in een systeem is daarmee vaak realistischer dan hopen op nieuwe handen.

Het gevolg zie je pas als het misgaat. Een order die niet geleverd kan worden, een spoedbestelling tegen een hogere prijs, of juist een magazijn vol artikelen die nauwelijks lopen. Elk daarvan is geld dat je op een onzichtbare plek verliest.

Hoe geautomatiseerd voorraadbeheer werkt

Bij Montari bewaakt de Monitoring Agent de voorraad continu in je eigen systeem. Zakt een artikel onder het niveau dat jij hebt bepaald, dan signaleert hij dat meteen, met de context erbij: hoe hard loopt het, wat is de levertijd, is er al een bestelling onderweg. De Order Agent kan op basis van jouw regels een bestelvoorstel klaarzetten of een backorder bewaken tot de voorraad binnenkomt. Wat automatisch mag en wat langs een mens moet, bepaal je zelf.

Zo verschuift voorraadbeheer van periodiek gokken naar continu bijsturen. De verwerking van werkbonnen en orders laat de voorraad vanzelf meebewegen: verbruikt materiaal gaat eraf, een lege bus komt op de bestellijst. In een proces met veel artikelen en beweging is tot 70% van de routinebewaking en bijbestelling te automatiseren, en het loopt 24/7 door.

De mens blijft aan het stuur

Automatisch betekent hier niet dat het systeem blind inkoopt. Jij stelt de regels: welke niveaus, welke leveranciers, welke bedragen zonder tussenkomst mogen en welke niet. Grote of ongebruikelijke bestellingen legt het systeem bij een mens neer, met het voorstel al klaar. Zo krijg je de snelheid en de continuïteit van automatisering, terwijl de inkoopbeslissingen die ertoe doen bij je team blijven. Hoe dat eruitziet, lees je op montari.nl.

Wat automatisering niet oplost

Twee dingen blijven jouw werk. De kwaliteit van je voorraaddata is de basis: kloppen je aantallen in het systeem niet met wat er in het schap ligt, dan automatiseer je vooral het verkeerde beeld. Een goede telling en schone data horen daarom in de business case. En de strategische keuzes, welke artikelen je op voorraad houdt en welke je op bestelling levert, blijven mensenwerk. Het systeem voert je beleid uit, het bedenkt het niet.

Veelgestelde vragen

Gaat het systeem zelf bestellingen plaatsen?

Alleen binnen de regels en bedragen die jij vastlegt. Wat daarbuiten valt, komt als voorstel bij een mens. Je bepaalt zelf hoeveel de Order Agent zelfstandig mag doen en waar de grens ligt.

Werkt dit met ons huidige ERP of voorraadsysteem?

Ja. De bewaking wordt gebouwd bovenop het systeem dat je al gebruikt, zoals Exact, AFAS of SAP, in plaats van in een los pakket. Je data blijft in je eigen omgeving en binnen de EU.

Wat als onze voorraaddata niet helemaal klopt?

Dan pak je dat eerst aan, want automatisering is zo goed als de data eronder. Het opschonen en een goede telling horen bij de business case. Meer over de aanpak lees je bij de veelgestelde vragen op montari.nl.