AI-automatisering voor bouw en installatie: van werkbon tot factuur

Een monteur rondt om vier uur de laatste storing af. Hij vult een werkbon in, op papier of in een losse app. Die bon reist naar kantoor, iemand typt hem over in het pakket, schat het verbruikte materiaal in, en twee weken later gaat de factuur de deur uit. Dat is de dagelijkse praktijk in veel installatie- en bouwbedrijven, en het is precies waar tijd en marge weglekken. AI-automatisering voor bouw en installatie pakt die keten aan: van werkbon naar factuur, van uren naar loonverwerking, van materiaal naar voorraad, zonder dat iemand het nog overtypt.

Dit is geen verkooppraatje over software voor je installatiebedrijf. Het laat zien welke terugkerende handelingen je vandaag al kunt laten meelopen in de systemen die je al hebt, en waar een mens aan zet blijft.

De werkbon die zichzelf doorzet naar de factuur

De werkbon is het hart van je administratie. In een eerder artikel op De Radar stond al dat je daar geen aparte werkbon-app voor nodig hebt. Dat geldt hier ook. De monteur werkt in het systeem dat er al is, en de Order Agent leest de ingevulde bon uit: welke klant, welk werkadres, welke handelingen, welke uren en welk materiaal.

Vanaf daar neemt de Finance Agent het over. Die zet de bon om in een conceptfactuur in je eigen pakket, koppelt de juiste tarieven en btw, en herkent of het om vast werk, meerwerk of een servicecontract gaat. Klopt alles, dan staat de factuur klaar. Twijfelt het systeem, bijvoorbeeld omdat een tarief ontbreekt of een bon onvolledig is, dan legt het de zaak voor aan een mens met het voorwerk al klaar. Jij houdt de laatste beslissing, het overtypen verdwijnt.

Urenregistratie zonder briefjes

Uren zijn in de bouw en installatie een dagelijkse bron van gedoe. Briefjes op de bank van de bus, appjes, een spreadsheet die maandag pas wordt bijgewerkt. De Planning Agent koppelt de uren die op de werkbon staan aan de juiste opdracht en de juiste monteur. Ze stromen door naar je urenadministratie en je loonverwerking, of dat nu in AFAS, Exact of een branchepakket als Syntess of Bouw7 gebeurt.

Overuren, toeslagen en reisuren worden herkend volgens de regels die jij vastlegt. Zo sluit de gewerkte tijd op het project aan op wat de klant betaalt en wat de monteur uitbetaald krijgt. De nacalculatie klopt, omdat de uren niet meer los van het werk worden ingevoerd maar uit de bon zelf komen.

Materiaal naar voorraad, en opleverdossiers die zichzelf opbouwen

Materiaal dat op de bon staat, wordt afgeboekt van je voorraad en gekoppeld aan het project. Zo weet je wat een klus echt heeft gekost en wanneer de bus of het magazijn moet worden aangevuld. Bestellingen bij de groothandel kun je laten voorbereiden op basis van wat er is verbruikt.

Bij oplevering telt het dossier. Een cv-installatie, een warmtepomp, een verdeelinrichting of een klimaatsysteem vraagt om foto's, meetrapporten, certificaten en garantiebewijzen. In plaats van dat een uitvoerder dat achteraf bij elkaar zoekt, bouwt het opleverdossier zich tijdens het werk op. Elke ingevulde bon, elke foto en elk meetrapport landt op de juiste plek. Bij de eindcontrole zie je in een oogopslag wat nog mist.

AI-automatisering voor bouw en installatie bouwt in je eigen systemen

Dit is geen nieuw pakket dat je huidige software vervangt. De automatisering draait boven op wat je al gebruikt: je calculatie in Ibis of een eigen ERP, je planning, je boekhouding in Exact of AFAS, je Microsoft 365. De koppeling loopt via die systemen, niet eromheen. Je data blijft binnen de EU en bij jou, er wordt niet getraind op jouw gegevens, een verwerkersovereenkomst is standaard, en alles wat wordt gebouwd is eigendom van je bedrijf.

Montari begint daarom niet met bouwen, maar met een business case. In de eerste week leg je samen vast welke processen het meeste tijd kosten en wat automatiseren oplevert. Dat is de blauwdruk. Daarna wordt er gebouwd, en gaat elk proces gecontroleerd live, één voor één. Wat draait, wordt bewaakt door een Monitoring Agent en doorontwikkeld zolang de samenwerking loopt. Je betaalt een eenmalige investering om de systemen te bouwen en daarna een vaste maandprijs voor het draaien, bewaken en doorontwikkelen. Die maandprijs is niet gekoppeld aan wat je bespaart. Je betaalt voor systemen die blijven draaien.

Wat het je oplevert

Tot 70% van het dagelijkse terugkerende werk in een installatiebedrijf is te automatiseren. Denk aan het overtypen van bonnen, het najagen van uren, het afboeken van materiaal en het samenstellen van dossiers. Die handelingen kosten geen vakmanschap, wel veel tijd.

Een systeem werkt bovendien door als jij dat niet doet. In de nacht, in het weekend en op feestdagen. Een medewerker maakt zo'n 1.700 uur per jaar. Een jaar telt er 8.760. Een factuur die vrijdagavond na het werk klaarstaat, is maandagochtend niet meer iets waar iemand voor moet gaan zitten.

Reken het eens door met je eigen cijfers. Stel dat je administratie per week tien uur bezig is met het overtypen van bonnen en het corrigeren van uren, tegen bijvoorbeeld 35 euro per uur. Dat is 350 euro per week, ruim 18.000 euro per jaar aan werk dat grotendeels kan meelopen. Dit is een voorbeeld met je eigen getallen, geen belofte. Wat er bij jou uitkomt, hangt af van je processen.

Veelgestelde vragen

Moeten mijn monteurs een nieuwe app leren?

Nee. Je monteurs blijven werken in het systeem dat ze al kennen. Er komt geen aparte werkbon-app bij. De automatisering leest uit wat er wordt ingevuld en zet dat door naar facturatie, uren en voorraad. De verandering zit achter de schermen, niet op de telefoon van de monteur.

Wat gebeurt er als het systeem twijfelt over een bon of factuur?

Dan beslist een mens. Twijfelt het systeem, bijvoorbeeld bij een ontbrekend tarief of een onduidelijke bon, dan legt het de zaak voor met het voorwerk klaar. Jij of je administratie hoeft alleen nog te controleren en te bevestigen. Zo houd je grip zonder dat je alles handmatig doet.

Blijft mijn bedrijfsdata van mij?

Ja. Je data blijft binnen de EU en bij jou. Er wordt niet getraind op jouw gegevens, een verwerkersovereenkomst is standaard, en alles wat wordt gebouwd is eigendom van je bedrijf. Wil je meer weten over de werkwijze, kijk dan bij de veelgestelde vragen van Montari.