Digitale fiattering: inkoopfacturen goedkeuren zonder papieren rondje

Fiattering is het stukje van de factuurverwerking waar de meeste tijd verdwijnt zonder dat iemand het ziet. De factuur is binnen, de administratie heeft hem gezien, en dan begint het wachten: op de projectleider die moet bevestigen dat het werk gedaan is, op de inkoper die de prijs moet checken, op de directeur die alles boven een bepaald bedrag wil zien. Papieren mapjes op bureaus, een mail die onderaan de stapel zakt, een goedkeuring die pas na de vakantie komt. Digitale fiattering maakt van dat rondje een vast proces met een duidelijke eigenaar en een duidelijke deadline.

Wat er misgaat bij handmatig fiatteren

Het probleem is zelden onwil. Goedkeuren is voor de meeste mensen een bijzaak naast hun echte werk, en een factuur in een mailbox heeft geen urgentie. Het gevolg: betaaltermijnen worden overschreden, leveranciers bellen, en de administratie besteedt haar tijd aan navragen wie er nog moet tekenen. Bovendien is achteraf niet goed terug te vinden wie wat wanneer heeft goedgekeurd, terwijl je facturen en de onderbouwing ervan zeven jaar moet kunnen laten zien.

Hoe digitale fiattering werkt

• Herkennen: een Finance Agent leest de binnengekomen factuur, haalt leverancier, bedrag, factuurdatum en de referentie of het ordernummer eruit en koppelt hem aan de juiste kostenplaats of het juiste project.
• Matchen: is er een inkooporder of een pakbon, dan wordt de factuur daartegen gelegd. Klopt alles, dan is de goedkeuring in feite al gegeven en kan de factuur direct door.
• Routeren: de factuur gaat naar de juiste persoon op basis van regels die jij bepaalt: per leverancier, per project, per bedrag. Boven een grens komt er een tweede handtekening bij.
• Herinneren: wie niet reageert krijgt een vriendelijke herinnering, en na een afgesproken termijn gaat de factuur naar een vervanger, zodat vakantie of drukte de betaling niet ophoudt.
• Boeken: na goedkeuring wordt de factuur klaargezet in je boekhouding, met de complete goedkeuringshistorie eraan vast.

Wat het oplevert

Het zichtbare resultaat is dat facturen op tijd betaald worden en de administratie stopt met achter handtekeningen aanlopen. Het minder zichtbare resultaat is controle: je ziet in één overzicht welke facturen waar liggen en hoelang al, en bij elke betaling staat vast wie ervoor getekend heeft. Voor bedrijven die met projecten werken komt daar nog iets bij: kosten staan eerder op het juiste project, waardoor de projectmarge klopt op het moment dat je ernaar kijkt, niet pas bij de jaarafsluiting. Digitale fiattering is een onderdeel van factuurverwerking automatiseren; de rekentool laat zien wat de uren in jouw situatie waard zijn.

De regels blijven van jou

Wie mag wat goedkeuren, tot welk bedrag en met welke tweede handtekening is een bedrijfsregel, geen technische keuze. Die regels leg je één keer vast en pas je aan wanneer de organisatie verandert. De automatisering doet niets buiten die regels om: een factuur die niet matcht of buiten de grenzen valt, komt bij een mens terecht. Het proces wordt strakker, niet losser.

Veelgestelde vragen

Kan dit in ons huidige boekhoudpakket?

Meestal wel. Pakketten als Exact, AFAS en Twinfield hebben een eigen fiatteringsstroom of een koppeling waarmee een goedgekeurde factuur direct geboekt wordt. De automatisering werkt met wat er is; je stapt niet over op een ander pakket.

Wat als een factuur niet bij een order hoort?

Dan vervalt de automatische match en gaat de factuur volgens de routeringsregels naar de persoon die er inhoudelijk over gaat, bijvoorbeeld op basis van de leverancier of de kostenplaats. Facturen zonder onderbouwing gaan dus langs een mens.

Hoe zit het met de bewaarplicht?

Elke goedkeuring wordt vastgelegd met wie, wanneer en op basis van welke gegevens. Die historie wordt bij de factuur bewaard, zodat je bij een controle kunt laten zien hoe een betaling tot stand is gekomen.