Waarom dure adviestrajecten zelden werken voor het MKB

Als je als MKB-ondernemer met AI aan de slag wil, kom je al snel uit bij een advies dat niet bij je past. De grote consultancybureaus verkopen transformatie: brede trajecten die de hele organisatie beslaan. Internationale analyses van dat model laten zien dat zulke trajecten al snel in de honderdduizenden tot miljoenen euro's lopen en zes tot achttien maanden duren voordat er iets draait. Voor een bedrijf met vijftien of dertig man is dat geen oplossing, maar een blok aan het been.

Het probleem zit niet alleen in de prijs, maar in de verhouding. Voor een grote onderneming is een adviestraject een rimpeling op de begroting. Voor een middelgroot bedrijf is dezelfde rekening een fors deel van de jaaromzet, en dus een veel groter risico. Hetzelfde advies weegt bij een kleiner bedrijf simpelweg zwaarder.

De verborgen kostenpost: de exit na de pilot

Er is een tweede reden dat deze trajecten voor het MKB slecht uitpakken, en die is minder zichtbaar dan de prijs. Bij grote adviesbureaus levert een dure pilotfase vaak een strategie en een rapport op, waarna de senior adviseurs doorschuiven naar de volgende klant. De implementatie, het stuk waar het werk echt gedaan wordt, blijft dan liggen. Je zit met een plan en een rekening, maar zonder werkend systeem. Voor een groot bedrijf met een eigen IT-afdeling is dat op te vangen. Voor een MKB'er is het een doodlopende weg.

Een concreet voorbeeld uit zo'n analyse: een middelgrote fabrikant kreeg het advies om een team van twaalf datamensen op te tuigen en er anderhalf jaar de tijd voor te nemen, om uiteindelijk vijftien procent op de kosten te besparen. Dat is precies het soort antwoord dat klopt op papier en onbruikbaar is in de praktijk van een bedrijf dat die mensen niet heeft en die tijd niet kan wachten.

Wat wel werkt: klein, gericht en snel

Het alternatief is niet goedkoper advies, maar een andere aanpak. Onafhankelijke analyses laten zien dat gerichte partijen hetzelfde resultaat vaak veertig tot zestig procent goedkoper leveren, en in weken in plaats van maanden. Dat lukt omdat ze niet de hele organisatie willen omgooien, maar één afgebakend proces aanpakken dat aantoonbaar geld of tijd kost. Geen transformatie, maar een werkend systeem op de plek waar het knelt.

Dat is ook de manier waarop Montari werkt. Eerst de business case: hoeveel kost dit proces nu, en wat levert automatiseren op. Pas als die som klopt, wordt er gebouwd, in de systemen die je al gebruikt, en met iemand die blijft tot het draait. Zo betaal je voor een resultaat, niet voor een rapport. Hoe die aanpak eruitziet, lees je op montari.nl.

Waar je op moet letten

Twee dingen houden je nuchter. Ten eerste: laat je niet imponeren door de omvang van een voorstel. Een dik plan met veel fases is geen bewijs van kwaliteit, vaak eerder van kosten die je niet nodig hebt. Ten tweede: vraag altijd wie er blijft tot het systeem werkt. Een traject dat eindigt bij de oplevering van een strategie, eindigt precies daar waar jouw werk begint.

Veelgestelde vragen

Is een groot bureau niet gewoon betrouwbaarder?

Groter betekent vooral duurder en breder, niet per se beter voor jouw situatie. Voor een groot concern met een eigen IT-afdeling kan het passen, maar voor het MKB is het risico dat je betaalt voor omvang en aanpak die je niet nodig hebt, en met een half af systeem blijft zitten na de pilot.

Wat kost een gericht traject dan wel?

Dat hangt af van het proces, maar het begint klein: één proces, gebouwd in de software die je al hebt, met een vaste setup en maandfee. De kern is dat je vooraf de rekensom met je eigen cijfers ziet, zodat je weet dat het loont voordat er iets gebouwd wordt.

Hoe weet ik of iets bij mij loont?

Door te beginnen bij de business case en niet bij de techniek. Breng in kaart hoeveel tijd en fouten een proces nu kost, zet daar de investering tegenover, en beslis op basis daarvan. Klopt de som niet, dan begin je niet.