Wat kost AI-automatisering? De bedragen en hoe ze zijn opgebouwd

AI-automatisering begint bij Montari bij €1.500 eenmalige setup plus €750 per maand voor één afgebakend proces. De meeste bedrijven komen uit op €2.500 setup plus €1.250 per maand, waarbij meerdere processen aan de bestaande systemen gekoppeld worden. Daarboven praat je over een laag over je hele orderstroom, en dan hangt het bedrag af van hoeveel processen en koppelingen erbij komen.

Dat is het korte antwoord. Het lange antwoord gaat over waar dat geld naartoe gaat, want een bedrag zonder onderbouwing is net zo weinig waard als een prijs op een sticker. Een bedrijf dat één proces met veel volume aanpakt, betaalt nu eenmaal iets anders dan een bedrijf dat orderintake, facturatie en planning tegelijk koppelt aan Exact of AFAS. Hieronder lees je hoe de investering is opgebouwd, zodat je weet waarom jouw bedrag hoger of lager uitvalt dan het startpunt.

Dat er iets te halen valt, staat intussen vast. Volgens McKinsey Global Institute is ongeveer de helft van alle werkactiviteiten wereldwijd met bestaande technologie te automatiseren, en bevat zo'n 60% van de beroepen minstens 30% automatiseerbare taken. De vraag is dus zelden of er potentieel is, maar welk proces bij jou als eerste loont.

Twee onderdelen: een eenmalige setup en een vaste maandfee

De kosten van AI-automatisering bij Montari bestaan uit twee delen. Het eerste is een eenmalige setup: het bouwen van de systemen die het werk overnemen, ingericht op jouw processen en gekoppeld aan de software die je al gebruikt. De omvang daarvan verschilt per project, want één inbox automatiseren is nu eenmaal minder werk dan orderintake, facturatie en planning tegelijk.

Het tweede deel is een vaste maandelijkse fee. Daarvoor draaien, bewaken en onderhouden we de systemen, vangen we uitzonderingen op en ontwikkelen we door als je processen veranderen. Die fee is niet gekoppeld aan resultaat of besparing en loopt minimaal zes maanden, want een systeem dat net drie maanden draait heeft zich nog niet bewezen. Je betaalt maandelijks voor de systemen die voor je draaien, zoals je ook voor je boekhoudpakket of je ERP betaalt. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent en zijn er geen verrassingen achteraf.

De twee startpunten op een rij

• Eén proces, €1.500 setup en €750 per maand. Je pakt het proces met het meeste volume, bijvoorbeeld inkomende orders of werkbonnen, en laat dat zich eerst bewijzen. Afgebakend, snel live, en de logische stap als je wilt zien of het werkt voordat je uitbreidt.
• Meerdere processen, €2.500 setup en €1.250 per maand. Hier gaat de keten aan elkaar vast: order erin, verwerking, facturatie eruit, gekoppeld aan Exact, AFAS of het pakket dat je draait. Dit is waar de meeste bedrijven op uitkomen, omdat de winst pas echt ontstaat als de overdrachtsmomenten tussen processen verdwijnen.
• Daarboven: rekenen. Meerdere vestigingen, meerdere systemen of een volledige orderstroom laat zich niet vooraf in een bedrag vangen. Dat rekenen we uit in de business case, met jouw volumes, voordat er iets gebouwd wordt.

Wat de omvang van de setup bepaalt

Een paar dingen bepalen waar je in die range uitkomt. Het aantal processen dat je aanpakt is het belangrijkste: één proces is een afgebakend project, meerdere processen tegelijk vraagt meer bouw- en testwerk. Daarnaast telt de staat van je systemen mee. Draait alles netjes in Exact, AFAS, SAP of Microsoft 365, dan is de koppeling voorspelbaar. Zit je werk verspreid over losse mappen, mailboxen en spreadsheets, dan is er eerst wat opruimwerk nodig.

Ook de kwaliteit van je stamdata speelt een rol. Automatische facturatie is zo goed als je artikelbestand en prijsafspraken. Is dat vervuild, dan hoort het opschonen bij de setup. Dat is geen extra kostenpost die uit de lucht komt vallen, maar iets wat je in de business case van tevoren ziet aankomen.

Hoe dit zich verhoudt tot de rest van de markt

In de Nederlandse markt zie je implementatietrajecten voor AI-automatisering grofweg tussen de €1.500 en €7.500 eenmalig, oplopend tot €15.000 en meer zodra er meerdere systemen aan elkaar geknoopt worden. Maandelijkse bedragen liggen bij veel aanbieders tussen de €250 en €750, en dat dekt dan vooral hosting en onderhoud.

Onze setup zit aan de onderkant van dat beeld, onze maandfee erboven. Dat is een bewuste keuze en geen slordigheid. Voor €250 per maand kan iemand je systeem draaiend houden; voor dat bedrag komt er niemand kijken waarom er vorige week zeven orders zijn blijven hangen of wat er moet veranderen nu je een nieuwe leverancier hebt. In onze maandfee zit het bewaken, het afhandelen van uitzonderingen en het doorontwikkelen. Wie alleen op het maandbedrag vergelijkt, vergelijkt twee verschillende dingen.

De eerlijkere vergelijking is met per-gebruiker software. Veldsoftware voor werkbonnen en planning kost al snel €30 per gebruiker per maand. Bij twintig monteurs is dat €600 per maand voor een pakket dat je zelf inricht, zelf koppelt en zelf bijhoudt, en waarbij het uitzoekwerk bij jouw kantoor blijft liggen. Zet dat naast een vast bedrag waarin het bouwen, bewaken en doorontwikkelen zit, en het verschil wordt een stuk kleiner dan het op het eerste gezicht lijkt.

Waarom de business case vooropstaat

Montari begint nooit met bouwen voordat de business case staat. In de eerste fase, dag één tot vijf, brengen we in kaart hoeveel tijd een proces nu kost: hoeveel orders, facturen of mails er doorheen gaan, bij hoeveel mensen, en waar de fouten en de vertraging zitten. Daar rolt een concreet beeld uit van wat automatisering oplevert en waar jouw setup en maandfee precies uitkomen. Pas als die rekensom voor jou klopt, wordt er gebouwd, van dag zes tot twintig.

Dat maakt de kostenvraag hanteerbaar. Je zet de eenmalige setup en de maandfee af tegen wat het handwerk je nu kost aan uren, fouten en trage doorlooptijd. In processen met veel herhaling is tot 70% van het dagelijkse werk automatiseerbaar, en dat werk gaat 24/7 door, ook in de nacht en het weekend. De investering verdient zich dus niet terug door een truc, maar doordat werk dat nu geld kost, straks vanzelf gebeurt.

Waar je op moet letten

Twee dingen zijn belangrijk om nuchter te blijven. Eén: goedkoop bouwen op een verkeerde plek is duur. Een losse app die net niet aansluit op je systemen lijkt voordelig, maar kost je een extra inlog, een broze koppeling en data bij een derde partij. Bouwen in de systemen die je al hebt is vaak verstandiger, ook al voelt de setup groter. Twee: reken met je eigen cijfers. Een aanbieder die zonder jouw getallen roept dat je "duizenden euro's per maand bespaart", verkoopt lucht. De enige eerlijke som is die met jouw uren, jouw volumes en jouw kostprijs. Hoe die aanpak eruitziet, lees je op montari.nl.

Veelgestelde vragen

Wat kost AI-automatisering per maand?

De maandfee begint bij €750 voor één geautomatiseerd proces en ligt op €1.250 voor het pakket waar de meeste bedrijven op uitkomen. Daarin zit het draaien, bewaken en doorontwikkelen van de systemen. De fee loopt minimaal zes maanden en staat los van resultaat of besparing.

Krijg ik vooraf een vaste prijs?

Ja. De startbedragen staan hierboven, en na de business case in de eerste fase weet je precies wat jouw setup en jouw maandfee worden. Je beslist met die cijfers op tafel, niet op basis van een schatting achteraf.

Betaal ik alleen als het werkt of iets oplevert?

Nee. Het model is een eenmalige setup plus een vaste maandelijkse fee voor de draaiende systemen. Die fee staat los van resultaat of besparing. Je betaalt voor de systemen die Montari voor je draait en bewaakt, met een voorspelbaar maandbedrag.

Wat als ik klein wil beginnen?

Dat kan en is vaak verstandig. Je pakt één proces met veel volume voor €1.500 setup en €750 per maand, laat dat zich bewijzen, en breidt daarna uit. De setup is dan kleiner en de maandfee groeit mee met wat er draait. Meer over de werkwijze lees je bij de veelgestelde vragen op montari.nl.