Wat kost AI-automatisering? Zo is de investering opgebouwd

Het eerlijke antwoord op "wat kost AI-automatisering" is: dat hangt af van wat je wilt automatiseren. Dat klinkt als ontwijken, maar het is het tegenovergestelde. Een bedrijf dat één proces met veel volume wil aanpakken, betaalt iets heel anders dan een bedrijf dat vijf processen tegelijk koppelt aan Exact of AFAS. Wie je een vaste prijs op een sticker geeft zonder je proces te kennen, verkoopt je een product, geen oplossing. Hieronder lees je hoe de investering wél is opgebouwd, zodat je precies weet waar je geld naartoe gaat.

Twee onderdelen: een eenmalige setup en een vaste maandfee

De kosten van AI-automatisering bij Montari bestaan uit twee delen. Het eerste is een eenmalige setup: het bouwen van de systemen die het werk overnemen, ingericht op jouw processen en gekoppeld aan de software die je al gebruikt. De omvang daarvan verschilt per project, want één inbox automatiseren is nu eenmaal minder werk dan orderintake, facturatie en planning tegelijk.

Het tweede deel is een vaste maandelijkse fee. Daarvoor draaien, bewaken en onderhouden we de systemen, vangen we uitzonderingen op en ontwikkelen we door als je processen veranderen. Die fee is niet gekoppeld aan resultaat of besparing. Je betaalt maandelijks voor de systemen die voor je draaien, zoals je ook voor je boekhoudpakket of je ERP betaalt. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent en zijn er geen verrassingen achteraf.

Wat de omvang van de setup bepaalt

Een paar dingen bepalen hoe groot de setup is. Het aantal processen dat je aanpakt is het belangrijkste: één proces is een afgebakend project, meerdere processen tegelijk vraagt meer bouw- en testwerk. Daarnaast telt de staat van je systemen mee. Draait alles netjes in Exact, AFAS, SAP of Microsoft 365, dan is de koppeling voorspelbaar. Zit je werk verspreid over losse mappen, mailboxen en spreadsheets, dan is er eerst wat opruimwerk nodig.

Ook de kwaliteit van je stamdata speelt een rol. Automatische facturatie is zo goed als je artikelbestand en prijsafspraken. Is dat vervuild, dan hoort het opschonen bij de setup. Dat is geen extra kostenpost die uit de lucht komt vallen, maar iets wat je in de business case van tevoren ziet zitten.

Waarom de business case vooropstaat

Montari begint nooit met bouwen voordat de business case staat. In de eerste fase, dag één tot vijf, brengen we in kaart hoeveel tijd een proces nu kost: hoeveel orders, facturen of mails er doorheen gaan, bij hoeveel mensen, en waar de fouten en de vertraging zitten. Daar rolt een concreet beeld uit van wat automatisering oplevert en wat de setup en de maandfee gaan zijn. Pas als die rekensom voor jou klopt, wordt er gebouwd, van dag zes tot twintig.

Dat maakt de kostenvraag hanteerbaar. Je zet de eenmalige setup en de maandfee af tegen wat het handwerk je nu kost aan uren, fouten en trage doorlooptijd. In processen met veel herhaling is tot 70% van het dagelijkse werk automatiseerbaar, en dat werk gaat 24/7 door, ook in de nacht en het weekend. De investering verdient zich dus niet terug door een truc, maar doordat werk dat nu geld kost, straks vanzelf gebeurt.

Waar je op moet letten

Twee dingen zijn belangrijk om nuchter te blijven. Eén: goedkoop bouwen op een verkeerde plek is duur. Een losse app die net niet aansluit op je systemen lijkt voordelig, maar kost je een extra inlog, een broze koppeling en data bij een derde partij. Bouwen in de systemen die je al hebt is vaak verstandiger, ook al voelt de setup groter. Twee: reken met je eigen cijfers. Een aanbieder die zonder jouw getallen roept dat je "duizenden euro's per maand bespaart", verkoopt lucht. De enige eerlijke som is die met jouw uren, jouw volumes en jouw kostprijs. Hoe die aanpak eruitziet, lees je op montari.nl.

Veelgestelde vragen

Krijg ik vooraf een vaste prijs?

Ja, maar pas nadat we je proces kennen. Uit de business case in de eerste fase komt een concrete opzet: wat de eenmalige setup wordt en wat de vaste maandfee is. Je beslist met die cijfers op tafel, niet op basis van een schatting vooraf.

Betaal ik alleen als het werkt of iets oplevert?

Nee. Het model is een eenmalige setup plus een vaste maandelijkse fee voor de draaiende systemen. Die fee staat los van resultaat of besparing. Je betaalt voor de systemen die Montari voor je draait en bewaakt, met een voorspelbaar maandbedrag.

Wat als ik klein wil beginnen?

Dat kan en is vaak verstandig. Je pakt één proces met veel volume, laat dat zich bewijzen, en breidt daarna uit. De setup is dan kleiner en de maandfee groeit mee met wat er draait. Meer over de werkwijze lees je bij de veelgestelde vragen op montari.nl.