De terugverdientijd van AI-automatisering, eerlijk uitgerekend

Automatisering is geen doel, het is een investering. En bij een investering wil je één ding weten: wanneer heb ik hem terugverdiend. De eerlijke manier om die vraag te beantwoorden is niet met een mooi rekenvoorbeeld van een aanbieder, maar met je eigen cijfers. Hieronder lees je hoe je de terugverdientijd van AI-automatisering opbouwt, welke opbrengsten je wel en niet mag meetellen, en waar je nuchter moet blijven.

De kosten die je afzet

Aan de kostenkant staan twee dingen: de eenmalige setup om de systemen te bouwen, en de vaste maandelijkse fee om ze te draaien en te bewaken. De terugverdientijd is simpel gezegd de tijd die je nodig hebt voordat de opbrengsten die eenmalige setup hebben goedgemaakt, terwijl de maandfee tegen de doorlopende opbrengsten wegvalt. Zolang de maandelijkse besparing groter is dan de maandfee, loopt de teller de goede kant op.

De opbrengsten die echt meetellen

De meeste bedrijven rekenen alleen met de uren die verdwijnen, en onderschatten daarmee de opbrengst. Er zijn drie soorten winst. De eerste is tijd: de uren die je binnendienst nu kwijt is aan overtypen, matchen en sorteren. Reken die met je interne kostprijs, niet met het bruto salaris. Die urenpost is vaak groter dan je denkt: volgens McKinsey Global Institute is ongeveer de helft van alle werkactiviteiten wereldwijd met bestaande technologie te automatiseren, en bevat zo'n 60% van de beroepen minstens 30% automatiseerbare taken. De vraag is dus zelden of er iets te winnen valt, maar hoeveel het in jouw situatie oplevert.

De tweede is voorkomen fouten. Een order die verkeerd wordt overgetypt, een dubbele betaling, een gemiste creditnota, een factuur die te laat de deur uit gaat: elk daarvan kost geld dat je nu niet als kostenpost ziet, maar dat er wel is. De derde is doorlooptijd. Werk dat sneller klaar is, betekent sneller factureren en dus eerder je geld, en een order die 24/7 wordt verwerkt levert omzet op die anders was blijven liggen. In processen met veel herhaling is tot 70% van het dagelijkse werk automatiseerbaar, en dat werk stopt niet in het weekend.

Een nuchtere rekenaanpak

Reken conservatief, dan verras je jezelf positief. Neem één proces met veel volume. Schat hoeveel uur per week eraan opgaat, bij hoeveel mensen, en vermenigvuldig met je kostprijs per uur en met vier voor een maand. Tel daar een voorzichtige schatting bij op van wat fouten en trage facturatie je nu kosten. Zet die maandelijkse opbrengst tegenover de maandfee, en de eenmalige setup tegenover het aantal maanden dat je nodig hebt om die goed te maken. Zo krijg je een terugverdientijd in maanden die op jouw situatie klopt, niet op een verkooppraatje.

Precies deze som maakt Montari met je in de eerste fase, dag één tot vijf, voordat er iets gebouwd wordt. Staat de business case, dan bouw je verder. Klopt hij niet, dan begin je niet. Zo simpel houden we het. Hoe die aanpak werkt, lees je op montari.nl.

Waar je niet moet intrappen

Wees kritisch op twee dingen. Een aanbieder die zonder jouw cijfers een terugverdientijd belooft, rekent met gemiddelden die niets met jouw bedrijf te maken hebben. En een besparing die alleen bestaat als je meteen mensen ontslaat, is meestal geen eerlijke besparing; de winst zit vaker in werk dat je met hetzelfde team méér aankunt, en in fouten die je niet meer maakt. Reken dus met tijd die vrijkomt voor ander werk, niet met koppen die weg moeten.

Veelgestelde vragen

Wat is een gemiddelde terugverdientijd?

Daar is geen eerlijk gemiddelde voor, want het hangt af van je volume, je fouten en je kostprijs. Daarom rekenen we het in de eerste fase met jouw cijfers uit, zodat je een terugverdientijd ziet die op jouw situatie slaat en niet op een gemiddelde.

Tellen fouten en snelheid echt mee, of is dat oppoetsen?

Ze tellen echt mee, en ze worden vaak vergeten. Een dubbele betaling of een te late factuur is hard geld. We nemen ze voorzichtig mee in de som, zodat de business case eerder onderschat dan overschat.

Wat als de terugverdientijd tegenvalt?

Dan begin je niet. Montari bouwt pas als de business case staat. Valt de som tegen, dan is dat het antwoord, en heb je geen geld uitgegeven aan een systeem dat zich niet terugverdient. Meer hierover lees je bij de veelgestelde vragen.

Wat kost AI-automatisering?

Je betaalt een eenmalige setup en daarna een vaste maandelijkse fee. Wat dat voor jouw bedrijf betekent, rekent de eerste fase uit: de business case zet kosten en opbrengst naast elkaar voordat er iets gebouwd wordt. Staat de som niet, dan start er niets.